Comment facturer en tant que freelance ? Mode d'emploi

La facturation est une étape obligatoire pour toutes les entreprises.

Et du côté des indépendants, une telle gestion peut s’avérer fastidieuse...

Alors comment facturer en freelance ? Y a-t-il des règles particulières pour faire une facture ? Découvrez les bonnes pratiques pour gérer votre facturation et avoir une trésorerie saine !

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Freelance : faire une facture, une obligation ?

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La facture, une étape obligatoire pour tous les professionnels

Un freelance est un professionnel. Peu importe le statut que vous avez choisi pour votre activité (micro-entreprise, EIRL, SASU…), vous devez impérativement faire une facture après avoir vendu un produit ou une prestation de service. Il s’agit d’une obligation légale qui s’applique à tous types d'entreprises.

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Un document comptable à conserver

La facture est un document officiel qui confirme une vente. Quel que soit son montant total, elle doit toujours être éditée en deux exemplaires :

• le premier doit être envoyé à votre client, en version papier ou électronique ;
• le second doit être conservé par vos soins.

Une facture est une preuve juridique à conserver au moins dix ans à partir de la date d’émission. Pourquoi ? Il s’agit d’un document indispensable pour justifier le bilan et le compte de résultat que vous réalisez avec votre expert-comptable.

La facture et le devis : à ne pas confondre !

Une facture conclut une vente. Le devis est un document que vous envoyez à un client pour lui présenter les détails de la prestation et lui proposer un prix. Vous pouvez faire parvenir un contrat de freelance avec le devis, pour indiquer la nature et la durée de la prestation, les modalités de paiement, etc.

Une fois que les conditions de vente sont établies et acceptées, vous pouvez réaliser la prestation, puis créer une facture conforme pour la finaliser.

Comment faire une facture : obligations et bonnes pratiques

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La mise en forme

Il n’existe pas de règles spécifiques pour la mise en forme d’une facture. La loi de finances de 2018 vous impose cependant de faire une facture à l’aide d’un logiciel de facturation agréé, sécurisé, et certifié antifraude.

Grâce à un logiciel de facturation, vous améliorez votre gestion. Vous pouvez par exemple :

• personnaliser la présentation de vos documents comptables (facture, devis…) ;
• automatiser l’envoi des factures par email ;
• envoyer des devis ;
• gérer les relances pour les retards de paiement ;
• suivre votre trésorerie…

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La numérotation

Chaque facture doit être marquée d’un numéro unique. Vous ne pouvez pas avoir deux fois le même numéro pour deux factures différentes. La numérotation se fait par ordre chronologique : si vous éditez une facture en janvier, elle sera la numéro 1, et si vous éditez une seconde facture en février, elle sera la numéro 2.

Vous pouvez utiliser des chiffres pour numéroter vos factures (1, 2, 3, 4…) ou indiquer l’année d’édition de la facture suivie d’un chiffre (2022-01, 2022-02, 2022-03…). À vous de choisir la méthode qui vous convient le mieux, mais soyez vigilant : la numérotation doit être cohérente et compréhensible de tous.

Vous avez fait une erreur sur l’une de vos factures ? Une fois émise, vous ne pouvez pas la modifier directement ou la supprimer. Pour modifier une facture, vous devez établir un document rectificatif ou un avoir.

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Les mentions légales obligatoires

Faites figurer les éléments suivants dans l’en-tête de votre facture :

• le numéro de la facture (1, 2022-01…) ;
• la date d’édition de la facture, qui correspond à la date de l’envoi ;
• votre nom, votre prénom, l’adresse de votre siège et votre numéro SIREN ;
• les coordonnées de votre client et, s’il s’agit d’un professionnel, sa raison sociale.
• vos coordonnées (ce n’est pas obligatoire, mais il est préférable d’indiquer un numéro de téléphone et une adresse email).
• Si vous êtes inscrit au registre du commerce et des sociétés, vous devez indiquer votre numéro d’immatriculation. Cependant, si vous exercez une activité libérale, faites apparaître la mention suivante : « dispensé d’immatriculation au registre du commerce et des société (RCS) ». 

Ensuite, vous devez présenter les informations liées aux produits ou aux services vendus, et au prix. Pour ce faire, indiquez :

• la nature de la prestation (produit, service…) ;
• la description de la prestation (« création d’un site web », « mission de conseil »…) ;
• les taxes si vous êtes assujetti à la TVA, ou la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI » ;
• les éventuelles réductions commerciales ;
• le prix unitaire ;
• le montant total hors taxe (HT) ;
• le montant total toutes taxes comprises (TTC).

N’oubliez pas d’indiquer une date limite de paiement, ainsi que les intérêts et le taux de pénalité en cas de retard de paiement. Et si vous avez une activité artisanale, mentionnez également vos assurances professionnelles.

Pour aller plus loin et savoir quels délais de paiement accorder à vos clients, c’est par ici.

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L'expert-comptable, l’allié des travailleurs indépendants

Vous avez un doute sur la gestion de vos documents comptables ? Vous souhaitez recevoir des conseils pour faire une facture ou un devis conforme à la loi ? Faites-vous accompagner par un expert-comptable. Ce dernier vous aiguillera sur la marche à suivre, et vous aidera à gérer votre comptabilité.

Retard de paiement : comment relancer vos clients ?

Une facture impayée peut mettre à mal votre trésorerie… Pourtant, il n’est pas toujours question de mauvaise foi : le client a pu oublier de payer la prestation, par exemple. Commencez par régler le problème à l’amiable en envoyant un e-mail de relance, voire plusieurs si vous n’obtenez aucune réponse.

Si les relances ne fonctionnent pas, vous pouvez envoyer une lettre de mise en demeure.

Toujours aucune nouvelle de votre client ? Pas de panique : vous avez la possibilité de faire une demande d’injonction de payer aux Tribunaux d’instance et de commerce. Il s’agit d’une procédure où le juge ordonne le paiement de la facture. Le débiteur n’a pas à être présent au moment du jugement.

Le retard de paiement est l’une des raisons pour lesquelles vous devez conserver un exemplaire de vos factures. En effet, la facture est une preuve à fournir à l’huissier de justice pour finaliser la procédure et récupérer votre dû.

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Micro-entrepreneurs : tenir un livre de recettes

Si vous êtes un micro-entrepreneur, vous devez tenir un livre de recettes. Il s’agit d’un document (papier ou électronique) où vous indiquez toutes les factures émises depuis le lancement de votre activité. Le livre de recettes comprend le numéro et le montant total de la facture.

À garder en tête : une fois que vous avez inscrit une facture dans le livre de recettes, vous ne pouvez plus l’éditer.

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La gestion de la facturation doit être optimale pour le développement d’une entreprise. D’ailleurs, vous devez utiliser un logiciel de facturation conforme à la loi, certifié antifraude. Mais quelle solution choisir ? De nombreux outils existent sur le marché, à vous de choisir le plus adapté. QuickBooks, par exemple, propose un logiciel aux indépendants et micro-entrepreneurs. Envie d’en savoir plus ?

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