Se lancer en tant qu’assistant administratif en freelance
Audrey Roy est diplômée d'un master II en droit de l'entreprise.
Le recours aux assistants administratifs en freelance est en plein essor en France. Ces professionnels indépendants offrent aux entreprises un soutien administratif flexible et sur mesure sans les contraintes d’un recrutement avec un contrat de travail classique.
L’assistant quant à lui choisit ses clients et missions et organise son temps de travail comme bon lui semble. Cette liberté s’accompagne de défis, concernant notamment le choix du statut juridique d’entreprise pour exercer son activité, la nécessité de démarcher sa clientèle, de s’adapter à différents secteurs d’activité et d’organiser son planning avec plusieurs clients.
Le métier d’assistante administrative freelance : cadre et enjeux
Les principales missions de l’assistante administrative indépendante
Le quotidien d’un assistant administratif freelance est riche et diversifié. Ses missions couvrent l’ensemble des tâches de la gestion administrative, comptable, logistique et RH qu’une entreprise peut souhaiter déléguer.
Concrètement, un assistant indépendant peut être amené à gérer :
la correspondance et les communications de l’entreprise : tri et traitement des emails entrants, rédaction de courriers professionnels, et parfois permanence téléphonique pour filtrer les appels importants ;
la gestion d’agenda, prise de rendez-vous, organisation de réunions ou de déplacements afin d’optimiser le planning de son client ;
la préparation et le suivi de la facturation : élaboration des devis, émission des factures et relances des impayés, ce qu’on appelle la pré-comptabilité (rangement des pièces comptables, pointage des paiements) ;
la rédaction des comptes rendus de réunions, mettre en page des documents importants, tenir à jour des bases de données ou des tableaux de suivi, classer et archiver des dossiers ;
l’organisation des congés payés et des absences, des entretiens et des formations professionnelles…
À noter
En fonction de son profil et de son expérience, ses attributions peuvent s’étendre à des domaines connexes. Par exemple, certains assistants offrent un soutien commercial : suivi des prospects et clients, aide à la réponse d’appels d’offres, mise à jour de catalogues ou même un appui marketing (newsletter, publications sur les réseaux sociaux).
Compétences et qualités indispensables pour réussir
Face à la pluralité des tâches à réaliser, une assistante administrative freelance doit mobiliser un large éventail de compétences techniques et de qualités humaines :
La maîtrise des outils bureautiques, avec notamment les logiciels de traitement de texte, tableur, présentation ainsi que les services de messagerie électronique et d’agenda partagé. À cela s’ajoutent souvent des plateformes collaboratives (Trello, Notion, Google Workspace, etc.) pour organiser le travail à distance et communiquer efficacement avec les clients.
Sur le plan organisationnel, l’assistant indépendant doit être organisé et méthodique. La flexibilité est de mise : certaines demandes arriveront en urgence ou hors des heures habituelles. La polyvalence du métier exige aussi une bonne capacité d’adaptation auprès de chaque entreprise ayant sa culture, son jargon et ses procédures, l’assistante doit s’y fondre rapidement.
L’excellence relationnelle et la conscience professionnelle figurent également parmi les qualités primordiales. Traiter des données sensibles (financières, personnelles…) impose une confidentialité absolue.
Quelles formations suivre ?
Le métier n’est pas réglementé. Aucune certification ou diplôme spécifiques n’est légalement requis pour exercer dans le domaine du secrétariat. Néanmoins, de nombreux parcours peuvent mener à ce métier.
Au niveau secondaire, un BEP Métiers des services administratifs ou un Bac Pro Gestion-Administration fournit de bonnes bases en secrétariat, comptabilité et usage des outils bureautiques.
Au niveau bac+2, plusieurs diplômes sont particulièrement prisés : le BTS Support à l’Action Managériale (ex-BTS Assistant de direction) ou le BTS Gestion de la PME forment spécifiquement aux fonctions d’assistanat et de gestion de petites structures, tout comme le DUT GEA (Gestion des entreprises et des administrations) qui offre une formation plus généraliste en administration d’entreprise.
À noter
Il existe également des formations courtes qui peuvent renforcer des compétences précises.
Comment démarrer son activité d’assistante administrative freelance ?
Se lancer comme assistante administrative indépendante revient à créer sa propre entreprise de prestation de services. Cela nécessite de choisir un cadre juridique approprié, définir son offre commerciale, établir sa politique de tarifs et trouver ses premiers clients.
Le choix du statut juridique adapté
Ce choix dépend de votre situation personnelle, de vos ambitions de développement et du niveau de sécurité souhaité. Par exemple, le régime de la micro-entreprise (auto-entrepreneur), est apprécié pour sa simplicité.
D’autres choisissent le portage salarial pour bénéficier du statut de salarié avec un niveau de protection sociale plus élevé que sous le statut de travailleur non salarié, tout en étant indépendant dans la gestion de ses missions.
Enfin, la SASU et l’EURL sont souvent privilégiées une fois que l’activité prend de l’ampleur. En effet, ces statuts permettent de basculer en société avec l’intégration d’associés (SAS ou SARL) sans devoir liquider et recréer une nouvelle entité juridique.
| Statut | Description | Avantages | Inconvénients |
|---|---|---|---|
| Micro-entrepreneur (auto-entrepreneur) | Entrepreneur individuel avec régime micro-fiscal et micro-social. |
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| SASU / EURL (société unipersonnelle) | Création d’une société à associé unique (capital social à partir de 1 €). La SASU est soumise à l’IS (option IR possible), l’EURL à l’IR ou IS. |
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| Portage salarial | Contrat tripartite avec statut de salarié porté (CDI ou CDD). |
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Bon à savoir
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Construire une offre claire et ciblée
Se lancer en freelance ne s’improvise pas : il faut structurer son offre de services pour se démarquer et attirer les clients.
La première étape consiste à définir précisément ce que vous proposez en tant qu’assistante administrative indépendante.
Faites la liste des prestations que vous maîtrisez et que vous êtes prête à assurer avec par exemple :
la gestion d’agenda et d’emails ;
la gestion de la facturation et des relances ;
le secrétariat classique ;
l’assistance commerciale ;
l’aide administrative spécifique (domaine médical, juridique, immobilier…).
Identifiez également les bénéfices concrets que vos clients en retireront : gain de temps sur la paperasse, organisation professionnelle de leurs documents, amélioration du suivi des clients, etc.. Il s’agit de vous mettre à la place du dirigeant débordé et de formuler en quoi votre intervention va lui simplifier la vie.
Déterminez également vos limites : combien de clients pouvez-vous gérer en parallèle sans compromettre la qualité de vos services ? Quelles sont vos disponibilités réelles (horaires de travail, délais de réponse) ? Êtes-vous prête à vous déplacer dans les locaux du client si nécessaire, ou préférez-vous travailler 100 % à distance ?
Une fois votre gamme de services définie, vous devez travailler votre positionnement pour vous distinguer de la concurrence. Si vous avez une expertise ou une expérience forte dans un secteur donné, par exemple, le médical, le BTP, le droit – valorisez-la. Vous pourrez ainsi offrir des prestations en tant qu'expert (maîtrise du vocabulaire médical, des logiciels de chantier ou des procédures juridiques) et justifier un tarif supérieur à la moyenne.
À noter
Un bon moyen d’affiner votre positionnement est d’analyser des offres d’emploi ou annonces existantes pour des secrétaires ou assistants. N’hésitez pas à formuler des packages ou exemples de missions pour que le client se projette : par exemple « prise en charge complète de votre facturation et suivi des règlements », « gestion administrative mensuelle jusqu’à 15 heures », etc. Incluez dans votre présentation des références ou témoignages si vous en avez (ancien employeur, premier client test satisfait), afin d’établir votre crédibilité.
Fixer ses tarifs : critères et modèles de facturation
La question des tarifs est délicate pour tout freelance débutant.
Plusieurs critères entrent en jeu dans le calcul de vos tarifs :
Votre niveau d’expérience et d’expertise : un profil débutant proposera généralement un tarif plus attractif qu’un assistant ayant 10 ans d’expérience ou des compétences spécifiques. Les tarifs horaires constatés pour des assistants administratifs indépendants se situent souvent entre 20 € et 45 € de l’heure. Sur un marché plus expert ou pour des missions complexes, un tarif moyen peut s’élever autour de 50 à 80 € de l’heure.
Le contexte de la mission : une mission ponctuelle de quelques heures impliquera souvent un taux horaire plus élevé (pour compenser le temps de prospection et d’adaptation à l’entreprise cliente) qu’une collaboration régulière sur plusieurs mois, pour laquelle un tarif dégressif ou un forfait peut être consenti.
À noter
Au-delà du taux horaire, vous devez établir un mode de tarification. Le plus simple est le tarif horaire classique : vous facturez à l’heure passée, ce qui convient pour des interventions courtes ou variables.
Le forfait est à privilégier concernant les prestations longue durée et complexes pour lesquelles le calcul en heures travaillées s’avère fastidieux.
D’autres modèles existent : la facturation à la tâche (par exemple X € par dossier traité, ou par document mis en page) peut convenir dans certains contextes bien définis (ex. : mission avec de multiples tâches à réaliser de différentes natures)..
Trouver ses premiers clients : canaux et conseils
Comme beaucoup de freelances, vous devrez déployer plusieurs stratégies en parallèle pour gagner en visibilité et décrocher des missions :
Mobilisez votre réseau personnel et professionnel. Commencez par informer votre entourage de votre lancement d’activité. Parlez-en à vos anciens collègues, amis entrepreneurs, membres de clubs ou d’associations locales.
Soignez votre présence en ligne. De nos jours, une bonne partie de la prospection se passe sur Internet. Créez un profil LinkedIn à jour en détaillant clairement votre offre dans le titre et la section « Infos ». Publiez régulièrement des posts ou des articles pertinents (par exemple des conseils d’organisation, des actus sur la gestion d’entreprise) pour gagner en visibilité auprès de votre réseau.
Passez par des plateformes freelance spécialisées en assistance administrative comme Plateya ou Timaa.
Envisagez de créer votre site web vitrine personnel peut renforcer votre crédibilité : une page « À propos / Services / Tarifs / Contact » bien référencée localement permet à des clients cherchant sur Google de vous trouver.
Envisagez de contacter directement vos potentiels premiers clients. Dressez une liste ciblée de petites entreprises, start-ups, professions libérales ou commerçants de votre secteur géographique qui, d’après vos recherches, n’ont pas de secrétaire à plein temps. Préparez un mail de présentation synthétique présentant votre offre et en quoi elle pourrait les aider et envoyez-le à ces prospects.
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