Déclaration d’activité : quand et comment déclarer son activité de formateur ou d’indépendant ?
Marion Gobourg est diplômée d'un Master II en droit des affaires et fiscalité.
En droit français, la déclaration d'activité est une démarche administrative fondamentale qui marque le début officiel de l'exercice d'une profession ou d'une activité économique. Elle a plusieurs objectifs :
- Légalité et Transparence : elle permet à l'administration d'identifier les acteurs économiques, de s'assurer qu'ils respectent la réglementation en vigueur et de lutter contre le travail dissimulé.
- Accès à des droits : pour certaines professions, comme les organismes de formation, cette déclaration est la clé d'accès à des financements publics ou mutualisés et confère une reconnaissance officielle.
- Information des tiers : elle assure la transparence vis-à-vis des clients, des fournisseurs et des partenaires en rendant publiques certaines informations sur l'entreprise (identité, adresse, activité).
Cette démarche varie selon la nature de l'activité (commerciale, artisanale, libérale, ou réglementée comme la formation), mais elle constitue toujours la première étape pour exister légalement en tant que freelance.
La déclaration d'activité pour les organismes de formation
Le secteur de la formation professionnelle est très réglementé. La déclaration d'activité n'est pas une simple formalité, mais une obligation légale stricte qui conditionne l'exercice même de l'activité.
L'obligation de déclaration d'activité
Toute personne physique ou morale qui dispense des actions de formation professionnelle doit, dès la conclusion de son premier contrat ou de sa première convention de formation, déposer une déclaration d'activité auprès de l'autorité administrative compétente (le préfet de région, via la DREETS - Direction régionale de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités).
Sont donc concernés tous les professionnels et organismes qui proposent :
des actions de formation ;
des bilans de compétences ;
des prestations permettant de faire valider les acquis de l’expérience (VAE) ;
des actions de formation par l’apprentissage.
En revanche, les personnes proposant des formations à des particuliers dans leurs activités et sur leur temps de loisirs ne sont pas concernées. C’est également le cas des entreprises qui forment leur propre personnel via des formations internes.
Cette déclaration est à réaliser que l’activité de formation soit exercée à titre principal ou accessoire.
Elle est à effectuer dans les trois mois qui suivent le début d’activité (soit la signature du premier contrat) et à condition d’être immatriculé au Registre national des entreprises (RNE)..
Cette formalité peut être réalisée en ligne (via MAF) ou par papier à l’aide du formulaire de déclaration d’activité d’un organisme ou prestataire de formation (CERFA 10782*05).
À noter :
Le non-respect de cette obligation est sanctionné pénalement : le fait de réaliser des actions de formation sans avoir déposé cette déclaration est puni d'une amende de 4 500 euros.
Le contenu et les pièces justificatives
La déclaration doit contenir des informations précises sur le prestataire, telles que :
sa dénomination ;
son adresse ;
son statut juridique ;
son activité.
Elle doit être accompagnée de plusieurs pièces justificatives, notamment :
un justificatif d'attribution du numéro SIREN ;
l’ extrait de casier judiciaire (bulletin n°3) du dirigeant (pour les personnes morale) ou du formateur indépendant ;
la copie de la carte d’identité du déclarant (pour les personnes physiques) ou du dirigeant (pour les personnes morales) ;
une copie du premier contrat de formation professionnelle ou d’apprentissage, ou de la première convention de formation signé(e) ;
une copie des statuts de la société pour une personne morale dispensant des actions de formation par apprentissage (sauf CFA) ;
la liste des personnes intervenant dans la réalisation des formations avec leurs titres et qualités et leur lien contractuel ;
des informations sur le contenu des formations, les moyens pédagogiques et la qualification des formateurs.
Bon à savoir :
Depuis le 1er août 2025, les auto-entrepreneurs n’ont plus l’obligation de fournir une copie de leur premier contrat de formation. De plus, ils peuvent se contenter d’une présentation succincte de leur activité.
L'administration peut demander des justificatifs complémentaires pour s'assurer de la conformité de la déclaration.
L'enregistrement et ses effets
Une fois le dossier complet et conforme, l'administration procède à l'enregistrement de la déclaration et attribue un numéro de déclaration d'activité (NDA).
Ce dernier devra être indiqué sur tous les contrats et sur toutes les factures du formateur.
Ce que le NDA n'est pas : il est crucial de comprendre que ce numéro n'est pas un agrément, ni une certification de qualité de la part de l'État. Il atteste simplement que l'organisme a rempli son obligation déclarative. Toute publicité mentionnant ce numéro doit clairement indiquer qu'il ne s'agit pas d'un agrément de l'État, sous peine de sanctions pénales (un an d'emprisonnement et 4 500 euros d'amende).
Ce que le NDA permet : l'obtention de ce numéro est indispensable pour pouvoir facturer des prestations de formation professionnelle et pour que ces formations puissent être financées par des fonds publics ou mutualisés (CPF, OPCO, etc.). Il permet également d'être exonéré de TVA pour les prestations de formation professionnelle continue, sous réserve d'en faire la demande et d'obtenir une attestation spécifique.
Exemple concret : Une consultante en marketing décide de proposer des formations. Elle signe un premier contrat avec une entreprise. Elle a alors 3 mois pour déposer son dossier de déclaration d'activité à la DREETS. Une fois son NDA obtenu, elle pourra facturer ses prestations en tant que "formation professionnelle" et ses clients pourront potentiellement faire financer cette formation.
Le refus et l'annulation de la déclaration
L'administration peut refuser d'enregistrer la déclaration si :
les prestations ne relèvent pas du champ de la formation professionnelle ;
le contenu de la formation n’est pas respecté ;
l’entreprise ou le prestataire a été condamné pour des crimes ou délits incompatibles avec l’exercice de direction, d’enseignement ou d’administration d’un organisme de formation ;
des pièces manquent au dossier.
Le refus doit être motivé et notifié dans les deux mois suivant la réception du dossier.
De plus, l'enregistrement peut être annulé ultérieurement, notamment si un contrôle révèle que :
les prestations ne sont pas de vraies actions de formation ;
l'organisme ne respecte pas ses obligations (par exemple, ne pas transmettre son Bilan Pédagogique et Financier annuel) ;
des documents frauduleux ont été utilisés pour obtenir l'enregistrement.
La déclaration d'activité dans un cadre plus général
Au-delà du cas spécifique des organismes de formation, toute création d'entreprise en France implique une déclaration d'activité.
L'immatriculation : la naissance juridique de l'entreprise
Pour la plupart des activités (commerciales, artisanales, libérales), la déclaration d'activité prend la forme d'une immatriculation au RNE.
Depuis le 1er janvier 2023, cette démarche est centralisée via le guichet unique des formalités des entreprises, géré par l'INPI.
Le Registre National des Entreprises (RNE) : Toutes les entreprises exerçant en France y sont désormais immatriculées. Cette immatriculation est obligatoire et doit être demandée au plus tard dans les 15 jours suivant le début de l'activité.
Contenu de la déclaration : La déclaration pour l'immatriculation comprend de nombreuses informations sur l'entreprise (dénomination, forme juridique, capital, adresse, activité principale) et sur son dirigeant (identité, adresse, etc.).
Les conséquences de l'immatriculation
L'immatriculation au RNE (et, le cas échéant, au Registre du Commerce et des Sociétés - RCS) confère la personnalité juridique à la société et permet d'obtenir des identifiants uniques :
Le numéro SIREN : un numéro unique à 9 chiffres qui identifie l'entreprise ;
Le numéro SIRET : un numéro à 14 chiffres (SIREN + 5 chiffres) qui identifie chaque établissement de l'entreprise ;
Le code APE (ou NAF) : attribué par l'INSEE, il identifie la branche d'activité principale de l'entreprise.
Ces éléments sont indispensables pour toutes les démarches de la vie de l'entreprise : facturation, ouverture d'un compte bancaire professionnel, déclarations sociales et fiscales.
À noter :
L'exercice d'une activité commerciale sans immatriculation est constitutif du délit de travail dissimulé, passible de sanctions pénales et financières lourdes. L'administration fiscale peut également considérer l'activité comme "occulte", ce qui allonge le délai pendant lequel elle peut effectuer des contrôles et appliquer des pénalités majorées.
FAQ
Qui est concerné par l'obligation de déclaration d'activité ?
Toute personne physique ou morale qui souhaite exercer une activité économique en France doit s'immatriculer auprès des registres compétents (RNE, RCS, etc.). Pour les organismes de formation, la déclaration d'activité auprès de la DREETS est obligatoire dès la conclusion de la première convention ou du premier contrat de formation professionnelle.
Quelle est la différence entre "déclaration d'activité", "agrément" et "certification Qualiopi" ?
- La déclaration d'activité est une formalité administrative obligatoire qui atteste que vous avez informé l'administration de votre intention d'exercer une activité de formation professionnelle. Elle vous donne un numéro de déclaration d'activité (NDA). Ce n'est pas une reconnaissance de qualité.
- L'agrément est une autorisation spécifique délivrée par l'administration pour exercer certaines activités très réglementées (par exemple, certains fonds d'assurance formation doivent être agréés). Pour les organismes de formation, le NDA n'est pas un agrément.
- La certification Qualiopi est une certification qualité obligatoire pour que vos formations puissent être financées par des fonds publics ou mutualisés (CPF, OPCO, France Travail, etc.). Elle atteste de la qualité de votre processus de formation, mais n'est pas délivrée par l'État directement.
Que se passe-t-il si je ne déclare pas mon activité de formation ?
Le fait de réaliser des actions de formation professionnelle sans avoir déposé de déclaration d'activité est passible d'une amende de 4 500 euros. De plus, vos formations ne pourront pas être financées par des fonds publics ou mutualisés, ce qui limitera considérablement votre marché.
Où et comment déposer ma déclaration d'activité ?
Pour les organismes de formation, la déclaration d'activité est adressée au préfet de région compétent (via la DREETS). Elle peut être effectuée par voie dématérialisée via un téléservice ou une application (MAF).
Pour la création d'entreprise en général, toutes les formalités sont centralisées sur le guichet unique des formalités des entreprises de l'INPI.
Quels documents dois-je fournir pour ma déclaration d'activité de formation ?
Vous devrez notamment fournir une attestation de votre numéro SIREN, un extrait de casier judiciaire (bulletin n°3) du dirigeant, une copie de votre premier contrat ou convention de formation, et des informations détaillées sur le contenu de vos formations et la qualification de vos formateurs.
Toutefois, les auto-entrepreneurs ne sont plus tenus de fournir une copie de leur premier contrat et ils peuvent se contenter d’une présentation succincte de leur activité.
Mon numéro de déclaration d'activité (NDA) est-il suffisant pour obtenir des financements ?
Non, le NDA est une première étape. Pour que vos formations soient financées par des fonds publics ou mutualisés (CPF, OPCO, France Travail), vous devez obligatoirement obtenir la certification Qualiopi. Le NDA seul ne suffit pas.
Ma déclaration d'activité peut-elle être refusée ou annulée ?
Oui. L'enregistrement de votre déclaration peut être refusé si les prestations ne correspondent pas à des actions de formation professionnelle, si les règles ne sont pas respectées, ou si des pièces justificatives sont manquantes.
Il peut également être annulé ultérieurement si des contrôles révèlent des manquements graves, des fraudes, ou si les prestations ne sont pas conformes.
Que se passe-t-il si je cesse mon activité de formation ?
Vous avez l'obligation de déclarer la cessation de votre activité. Le non-respect de cette obligation est également puni d'une amende de 4 500 euros (article L6355-4 du Code du travail).
Je suis un organisme de formation étranger, dois-je déclarer mon activité en France ?
Si votre siège social est hors de France, mais que vous exercez votre activité sur le territoire français, vous devez désigner un représentant domicilié en France et vous déclarer auprès du préfet de région du lieu de domicile de ce représentant. Cette obligation ne s'applique pas aux organismes de l'UE/EEE intervenant de manière occasionnelle.
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