Frais professionnels en Freelance : Déduction en fonction du statut
Audrey Roy est diplômée d'un master II en droit de l'entreprise.
Dans le quotidien d’un freelance, de nombreuses dépenses sont engagées pour les besoins de l’activité (fournitures, local professionnel, abonnement internet…). Bien comprendre ce que sont les frais professionnels et comment les traiter est essentiel pour optimiser sa fiscalité (déduction des frais du résultat imposable).
Mais comment ces frais sont-ils pris en compte selon votre statut juridique (micro-entrepreneur, entreprise individuelle, société, portage salarial ou coopérative) ? Quelles sont les conditions de déductibilité : critères à respecter, limites éventuelles et obligations de justificatifs ?
Comprendre la notion de frais professionnels pour les freelances
Qu’est-ce qu’un frais professionnel ?
Un frais professionnel désigne toute dépense engagée dans le cadre de votre activité professionnelle. Autrement dit, il s’agit des coûts que vous supportez pour réaliser votre mission ou exercer votre métier de freelance. Ces frais doivent être effectués dans l’intérêt de votre activité et, sous certains statuts juridiques d’entreprise, ils pourront être déduits de votre résultat imposable.
Exemples de frais professionnels déductibles selon les postes de dépenses
Les frais professionnels couvrent un large éventail de dépenses liées à l’activité d’un indépendant.
Voici quelques-uns des postes de dépenses les plus courants pour un freelance :
déplacements et transports (ex. : billets de train ou d’avion, frais de carburant, péages et parkings, location ponctuelle d’une voiture ou d’un utilitaire pour une mission…) ;
repas et restauration (ex. : les déjeuners pris dans le cadre de votre activité, les frais de réception…) en restant dans des montants raisonnables ;
équipements et fournitures : tout le petit matériel et les fournitures nécessaires à l’exercice de votre métier (ex. : un graphiste freelance pourra déduire l’achat d’une tablette graphique) ;
télécommunications et abonnements (ex. : téléphone, internet, l’achat d’un nom de domaine et l’hébergement de son site web professionnel…). Si l’abonnement téléphonique ou internet sert à la fois à un usage professionnel et personnel, seule la quote-part professionnelle de la dépense est déductible ;
loyer, local et coworking (loyer et les charges afférentes). Beaucoup de freelances travaillent depuis leur domicile : il est alors possible de déduire une partie des charges de logement correspondant à la quote part de la surface de votre espace de travail ;
frais de formation et documentation (ex. : frais d’inscription à une formation continue ou à un atelier professionnel, participation à un salon ou à une conférence sectorielle…) ;
assurances et adhésions professionnelles (ex. : assurance responsabilité civile professionnelle, cotisations à des régimes facultatifs de retraite ou prévoyance, adhésion à un organisme professionnel, cotisation à un ordre professionnel…) ;
frais bancaires et comptables (ex. : frais de tenue de compte bancaire professionnel, commissions sur vos transactions, intérêts d’un emprunt professionnel, honoraires d’experts-comptables ou de conseils juridiques liés à l’activité…) ;
impôts et taxes professionnelles (ex. : cotisation foncière des entreprises) à l’exception de l’impôt sur les bénéfices lui-même, des amendes et contraventions (exemple : un PV routier reçu lors d’un déplacement pro).
L’intérêt fiscal de la déduction des frais professionnels
Pourquoi est-il si important de bien identifier et déduire vos frais professionnels ? L’enjeu est principalement financier.
Plus vos frais professionnels déductibles sont élevés, plus votre bénéfice imposable diminue, et moins vous paierez d’impôt en tant qu'indépendant sur ce bénéfice.
Autrement dit, si vous êtes en entreprise individuelle au régime réel et que vous avez 1 000 € de dépenses professionnelles sur l’année, non seulement ces 1 000 € ne seront pas soumis à l’impôt sur le revenu, mais en plus ils échapperont aux cotisations sociales des indépendants (SSI). À titre d’illustration, pour un freelance imposé dans la tranche à 30 % et avec environ 45 % de cotisations sociales, 1 000 € de frais déduits lui « économisent » environ 300 € d’impôts et 450 € de cotisations, soit 750 € au total – il ne supporte donc réellement que 250 € sur les 1 000 € dépensés.
Si votre entreprise est soumise à l’impôt sur les sociétés (IS) – cas des SASU ou des EURL à l’IS –, la déduction de ces frais est tout aussi avantageuse. Les charges déductibles réduisent le bénéfice imposable de la société, lequel est taxé au taux de l’IS (15 % sur les premiers 42 500 € de profit environ, puis 25 % au-delà,). Ainsi, 1 000 € de frais en moins, c’est par exemple 250 € d’IS en moins à payer si vous êtes au taux normal de 25 %. En régime IS, le gain fiscal est donc proportionnel au taux d’imposition de la société (jusqu’à 25%).
Au-delà de l’impôt sur les bénéfices, d’autres économies indirectes sont réalisées. Pour les indépendants au régime réel, les cotisations sociales obligatoires en freelance (maladie, retraite, etc.) calculées sur le bénéfice diminuent également.
De plus, si votre entreprise est redevable de la TVA, vous pouvez déduire la TVA payée sur vos frais professionnels (TVA déductible) du montant de TVA à reverser à l’Etat (TVA collectée).
Bon à savoir
Jump propose un comparateur de statuts juridiques afin que vous puissiez comprendre les avantages et inconvénients de chaque statut selon votre projet entrepreneurial et estimer vos revenus.
Prise en compte des frais selon le statut juridique du freelance
Le traitement fiscal et social de vos frais professionnels dépend en grande partie de votre statut juridique.
Micro-entreprise : uniquement un abattement forfaitaire
Le micro-entrepreneur (anciennement auto-entrepreneur) bénéficie d’une grande simplicité administrative. En contrepartie, ce dernier ne peut pas déduire le montant réel de ses frais professionnels. En régime micro-fiscal, vous déclarez uniquement votre chiffre d’affaires encaissé, c’est-à-dire votre chiffre d’affaires brut. L'administration fiscale applique automatiquement un abattement forfaitaire en auto-entreprise censé représenter vos dépenses professionnelles moyennes.
Cet abattement est un pourcentage de votre chiffre d’affaires, variable selon la nature de votre activité :
71 % pour les activités de vente de marchandises ;
50 % pour les prestations de services commerciales ou artisanales (BIC) ;
34 % pour les activités libérales (BNC).
Si vous dépensez peu en frais professionnels, l’abattement joue en votre faveur.
À noter
Quel est l’impact de ce régime sur votre fiscalité ? Cela simplifie la gestion, vous n’avez pas à conserver ni à produire de justificatifs de vos dépenses pour le fisc.
Entreprise individuelle et société (EURL, SASU) : une déduction envisageable
Si vous exercez en entreprise individuelle (au régime réel (et non au régime de la micro-entreprise) ou via une société unipersonnelle (type EURL ou SASU), le traitement des frais professionnels peut être plus favorable : vous allez pouvoir déduire vos dépenses professionnelles réelles de vos recettes.
Autrement dit, votre bénéfice imposable sera calculé sur la base de votre chiffre d’affaires moins vos charges. Ce régime « au réel » implique de tenir une comptabilité complète et de conserver tous les justificatifs.
Portage salarial et coopérative d’activité et d’emploi : une déduction possible
Le portage salarial et la coopérative d’activité et d’emploi (CAE) offrent aux freelances une alternative à l’entrepreneuriat avec un statut de salarié tout en étant indépendant dans leur activité. Concernant les frais professionnels, vous pouvez également les déduire de votre chiffre d’affaires imposable.
En portage salarial, la société de portage peut gérer vos frais professionnels de deux manières :
D’une part, les frais refacturés au client (aussi appelés frais de mission) : ce sont des dépenses directement liées à la mission, que vous avez préalablement négocié de facturer en plus de vos honoraires. Ils ne sont pas considérés comme un salaire, donc exonérés de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu.
D’autre part, il y a les frais non refacturés (frais de fonctionnement) : ce sont des dépenses que vous engagez pour votre activité mais que le client ne paie pas en plus de la mission. La société de portage peut accepter de vous les rembourser sur présentation des justificatifs.
À noter
En coopérative d’activité et d’emploi (CAE), le principe est similaire au portage, à l’exception près que vous êtes sous le statut de « entrepreneur-salarié » de la coopérative et non de salarié porté.
Conditions de déductibilité des frais en freelance
La possibilité de déduire des frais professionnels nécessite de respecter des règles strictes. L’administration encadre en effet cette faculté de déductibilité afin d’éviter les abus. Attention aux contrôles fiscaux qui peuvent entraîner un redressement fiscal en cas de déduction d’une dépense non admise.
Les critères généraux à respecter
Pour qu’une dépense professionnelle soit déductible du revenu imposable, cette dernière doit remplir plusieurs critères cumulatifs.
Ainsi, une dépense doit être :
De nature professionnelle, c’est-à-dire engagée dans l’intérêt de l’entreprise ou de la société.
Nécessaire et raisonnable : la dépense doit être engagée dans le cadre d’une gestion normale de l’entreprise, ce qui implique qu’elle ne doit pas être excessive, ni fictive.
Exclusivement ou proportionnellement professionnelle : si une dépense a un usage mixte (à la fois pro et perso), seule la partie utilisée pour l’activité professionnelle est déductible.
Effective et enregistrée dans l’exercice : La dépense doit correspondre à un appauvrissement réel de l’entreprise (facture ou ticket de caisse à l’appui) et être rattachée à l’exercice comptable concerné (l’année où la dépense a été réalisée).
Un montant limité
Bien qu’une dépense soit considérée comme professionnelle et légitime, il existe dans certains cas des plafonds ou limites quant au montant qui sera effectivement déductible.
C’est notamment le cas pour :
les frais supplémentaires de repas, c’est-à-dire le montant dépassant celui d’un repas à domicile : avec un montant maximal déductible par repas de 15,65 € en 2025.
les frais de véhicule et de transport : Pour les véhicules personnels utilisés à titre pro, la déduction se fait généralement via le barème kilométrique ou via les frais réels (carburant, entretien, amortissement, assurance, si le véhicule est à l’actif de l’entreprise). Le barème kilométrique émis par l’administration (mis à jour chaque année) plafonne le montant déductible par kilomètre en fonction de la puissance fiscale du véhicule.
les cadeaux d’affaires : Offrir des cadeaux à des clients ou partenaires est une pratique courante (cadeaux de fin d’année, objet publicitaire, etc.), et c’est déductible, mais encadré. La loi ne fixe pas de plafond absolu par cadeau, mais exige que la valeur ne soit pas « exagérée » compte tenu de la taille de l’entreprise et des usages de la profession. De plus, vous ne pouvez pas récupérer la TVA sur les cadeaux aux clients s’ils dépassent 73 € TTC par bénéficiaire et par an.
les frais de réception, événements : Si vous organisez une réception pour des clients (cocktail, colloque) ou que vous les invitez au restaurant, c’est déductible dans la mesure où cela sert un objectif pro (fête de lancement, relations publiques). Mais ici encore, la dépense doit être proportionnée. Un repas dans un restaurant gastronomique étoilé pour un prospect qui pèse un petit contrat pourrait être vu comme excessif.
Les obligations de justificatifs
Pour déduire un frais professionnel, vous devez impérativement présenter un justificatif de paiement. Dans la plupart des cas, il s’agira d’une facture fournie par le fournisseur (ou le ticket de caisse, reçu, note de restaurant…). L’administration fiscale exige que ces pièces justificatives soient conservées pendant au moins 10 ans et présentées en cas de contrôle.
Voici quelques exemples de pièces justificatives :
Factures et reçus obligatoires : Toute charge passée en comptabilité ou tenue en note de frais doit avoir un justificatif nominatif. Par exemple, si vous déduisez un achat de logiciels en ligne, conservez l’e-mail de facture ou la facture PDF avec le détail et la date. Pour un repas d’affaires, gardez l’addition du restaurant (idéalement avec le nom du ou des invités noté au dos pour mémoire). Pour des déplacements en train, les e-billets ou justificatifs de voyage suffisent (ou relevé de péage pour la voiture).
Mentions sur les justificatifs : Idéalement, chaque justificatif doit comporter le nom de votre entreprise (ou le vôtre avec mention de l’activité) pour lever toute ambiguïté. En pratique, pour les achats en magasin ou en ligne, ce n’est pas toujours possible (on vous fera une facture standard). Ce n’est pas rédhibitoire tant que la nature de la dépense laisse peu de doute sur son usage pro.
Notes de frais internes : Si vous êtes dirigeant de votre société et que vous vous remboursez des frais, vous devez établir une note de frais périodique listant les dépenses, avec les justificatifs en pièce jointe, exactement comme le ferait un salarié.
À noter
En France, la durée légale de conservation des pièces comptables (dont les factures fournisseurs) est de 10 ans à partir de la clôture de l’exercice. Par ailleurs depuis quelques années la loi autorise la dématérialisation des factures et justificatifs.
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