Quels frais professionnels en portage salarial ?

Exercer son activité professionnelle en tant qu’indépendant demande un investissement financier de votre part.

En effet, entre les frais de démarchage, ce qu’on dépense pour se déplacer chez les clients, les abonnements divers, les différents logiciels qu’on utilise, la location de son bureau… Les factures sont rapidement nombreuses et les montants parfois élevés.

Mais qu’en est-il de ces frais en portage salarial ? Sont-ils considérés comme des frais professionnels ? Est-ce qu’on peut les facturer à son client ? Est-ce qu’ils sont déductibles des charges ? Des impôts ?

Dans cet article, on vous explique exactement quels frais peuvent être pris en charge par vos clients, quels frais peuvent être déduits et enfin comment et quand vous faire rembourser vos dépenses.

Est-ce qu'il est possible de déduire ses frais professionnels en portage salarial ?

En portage salarial, contrairement au statut de micro-entreprise, il est possible de déduire des frais professionnels.

On peut distinguer deux types de frais professionnels acceptés :

• Les frais professionnels refacturés au client : le salarié porté peut négocier dans le contrat de portage salarial un certain nombre de frais, directement refacturés aux clients. Il peut s’agir par exemple des frais de déplacement pour se rendre aux rendez-vous avec l’entreprise cliente, d’un logiciel acheté pour couvrir la mission, etc.

• Les frais professionnels non facturés au client : ces frais concernent les dépenses qui peuvent être rattachés à une mission précise ou à l’activité générale du salarié porté, mais que le client refuse de prendre en charge. Il peut s’agir par exemple d’un abonnement à un espace de coworking, de l’achat d’un accessoire informatique, d’une formation professionnelle, etc.
  Ces frais non refacturés sont déductibles de votre chiffre d’affaires. Ils échappent aux cotisations sociales et à l’impôt sur le revenu (sous réserve du respect des dispositions légales et réglementaires, et notamment que les dépenses ne soient pas superflues).
  

Rentrons maintenant dans le détail de leur fonctionnement.

Qu'appelle-t-on les frais professionnels de mission remboursables (refacturés aux clients)?

Les frais de mission refacturables, comment ça marche ?

Les frais refacturables sont négociés directement entre le salarié porté et l’entreprise cliente.

Lors de la signature du contrat commercial (contrat qui lie le salarié porté à l’entreprise cliente), les deux parties se mettent d’accord sur un montant maximal de frais que le salarié peut se faire rembourser. Ce montant peut être égal à 0 € si l’entreprise ne souhaite pas prendre en charge de frais de missions.

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Ces frais refacturables ne font l’objet d’aucune limite de montant, tant qu’ils sont acceptés par l'entreprise cliente.

Ces frais de mission sont directement validés (ou refusés) par l’entreprise cliente sur la base des justificatifs fournis par le salarié porté.

Comment se faire rembourser les frais de mission ?

Les frais refacturables sont remboursés directement par le client lors du règlement des factures.

L’entreprise cliente va virer en même temps le montant de la mission et le remboursement des frais.

La fréquence des versements (et donc des remboursements) dépend donc de la fréquence d’envoi des factures par le salarié porté (le plus souvent, mensuelle).

Frais de mission, un exemple

Mélissa est salariée en portage salarial. Dans son contrat commercial, elle a négocié des frais de mission avec son client.

Dans le cadre de sa mission, Mélissa a dû faire l’achat d’un logiciel qu’elle n’utilisera que pour cette mission. Cet achat lui a coûté 49 €.

À la fin du mois, Mélissa facture pour 2000 € de travail et soumet sa note de frais concernant le logiciel.

L’entreprise de portage salarial de Mélissa reçoit un virement de 2049 € de l’entreprise cliente qui lui seront reversés directement sur son salaire.

Quels sont les frais de fonctionnement non-refacturables ?

Passons maintenant aux frais non refacturables au client.

Pour rappel, ces frais peuvent concerner une mission spécifique ou des frais généraux engagés dans le cadre de votre activité d’indépendant. Cette catégorie de frais inclut par exemple le loyer de votre bureau ou de votre coworking, vos frais de déplacement, vos frais de prospection, etc.

Les frais de fonctionnement, comment ça marche ?

Les frais de fonctionnement sont strictement encadrés par le BOSS.

Dans le détail, ces frais doivent respecter un certain nombre de critères pour être acceptables :

• Ils doivent être strictement liés à l’activité professionnelle et doivent donc correspondre à une des catégories de frais définies par le BOSS (Le Bulletin Officiel de la Sécurité Sociale). Sont acceptés par exemple les frais concernant les repas professionnels, les frais de déplacement dans le cadre de l’activité professionnelle ou encore le matériel informatique et les logiciels.

• Ils doivent faire l’objet d’un justificatif détaillé de la dépense.

• Ils doivent correspondre à un besoin réel lié à l’activité professionnelle.

Il existe cependant deux spécificités propres aux frais de fonctionnement.

La première, c’est que le total des frais de fonctionnement peut être limité par votre société de portage. Chez Jump, nous avons par exemple fait le choix de limiter le montant des frais de fonctionnement à 30% du salaire brut, et ce, pour protéger l'ensemble de nos salariés portés.

La deuxième, c’est que la société de portage peut choisir d’être plus restrictive que le BOSS sur les catégories de frais professionnels acceptés. Les entreprises de portage salarial mettent généralement en place des règles supplémentaires pour éviter les dérapages et garantir la conformité des frais avec les règles du BOSS.

Comment se faire rembourser ses frais de fonctionnement ?

Tout comme les frais de mission, vous pouvez déclarer vos frais de fonctionnement au fur et à mesure de vos dépenses. Ils vous seront remboursés en même temps que le versement de votre salaire.

Dans le cas d’un frais de fonctionnement, vous n’allez pas à proprement parler être remboursé (le montant de la dépense n’est pas viré sur votre compte). Le montant de la dépense va simplement être déduit de votre chiffre d’affaires du mois.

Autrement dit, le montant que vous avez dépensé va être exempté de cotisations sociales et d’impôts.

TVA et frais professionnels en portage salarial

Les salariés portés paient la TVA lors de leurs achats professionnels. 

Certaines sociétés de portage salarial proposent de rembourser cette TVA et de la recréditer directement au salarié porté. Mais cette pratique semble tomber dans une zone grise et peut être sujette à des difficultés en cas de problème avec l’objet ou le service acheté. Pour cette raison, nous avons décidé chez Jump de ne pas proposer cette option.

Zoom sur les immobilisations et frais de déplacement

De nombreux indépendants nous interrogent sur deux dépenses particulières : les immobilisations et les frais de déplacement. Voyons maintenant en détail comment ces deux types de dépenses sont traités.

Les immobilisations

Certaines dépenses vont financer des investissements à plus long terme pour le salarié porté. On peut penser notamment aux téléphones portables, à l’achat d’un ordinateur, à un écran, etc.

Pour ces frais, on parle d’immobilisation, car l’investissement n’est pas entièrement ‘’consommé” durant le mois d’achat et doit donc être amorti sur plusieurs mois.

Les règles concernant les amortissements dépendent de votre société de portage salarial. Chez Jump, nous appliquons les dispositions fiscales actuellement en vigueur, en considérant comme immobilisation tout investissement qui a trait au matériel informatique et qui vaut plus que 500 € hors taxes.

Nous les amortissons sur 36 mois, ce qui permet concrètement que chaque mois, 1/36e de la valeur TTC du bien soit déduite du chiffre d’affaires (et donc de la rémunération). Si le salarié porté quitte Jump avant la fin des 36 mois, il ne pourra pas aller au bout du remboursement sur son activité du bien acheté.

Les frais de déplacement

En portage salarial, le salarié peut déduire ses frais de déplacement, comme un salarié classique.

Quand ces frais interviennent pour un client donné, par exemple pour la visite d'un client à Berlin, la prise en charge par le client peut être négociée avec lui. Si le client accepte, ces frais de déplacements entrent dans la catégorie des frais de mission refacturables.

Pour être remboursés, ces frais doivent intervenir sur un jour travaillé du mois.

Quand ces frais interviennent en dehors d’une mission, ou que le client refuse de les prendre en charge, ils peuvent être soumis à l’entreprise de portage salarial comme frais professionnels. C’est le cas par exemple si vous vous rendez à un salon professionnel loin de votre domicile.

Pour les déplacements du quotidien entre le domicile et le lieu de travail (bureau, espace de coworking, etc.), la prise en charge des abonnements en transports publics est forfaitaire. Elle dépend du montant du coût de l’abonnement mensuel selon les dispositions légales et réglementaires en vigueur et est prévue dans le contrat de travail signé avec l’entreprise de portage salarial.

Si le salarié porté ne peut pas utiliser les transports en commun pour ses trajets, il peut également bénéficier d’indemnités kilométriques. Dans ce cas, il devra soigneusement justifier le nombre de kilomètres parcourus entre son domicile et son lieu de travail en utilisant par exemple un relevé de la distance effectué avec Google Maps, ViaMichelin ou tout autre service de géolocalisation. L'entreprise de portage appliquera alors le barème déterminé par les services fiscaux.

Cette fonctionnalité n'est pas encore prise en charge chez Jump, mais on y travaille !

Comment optimiser ses frais professionnels en portage salarial ?

La première chose à retenir sur les frais professionnels en portage salarial, c’est que la loi est très stricte sur le type de frais acceptables.

Tous vos frais feront l’objet d’un examen approfondi de la part de votre société cliente pour les frais de mission et de la part de votre entreprise de portage salarial pour tous les autres frais de fonctionnement. Concrètement, vous devrez prouver que les frais contribuent effectivement au succès de votre mission ou de votre activité.

Ainsi, il n’est pas possible de faire passer des dépenses personnelles en frais professionnels (exemple : votre abonnement à une salle de sport, même si vous considérez qu’il vous rend plus productif) et il n’est pas possible non plus de faire des dépenses d’un montant inconsidéré par rapport à votre chiffre d’affaires (exemple : inviter un client dans un restaurant 3 étoiles alors que celui-ci ne vous rapporte que 1 000 euros par an).

Gardez en tête également que si les frais professionnels vous permettent de payer moins de charges, ils diminuent d’autant le salaire pris en compte par l’administration et les protections associées (retraite de base, retraite complémentaire, chômage, etc.) et donc vos droits en cas de problème.

Si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous contacter via le chat !