Quels frais professionnels en portage salarial ?

Par
Pierre-Jean Fabas
Oct 15, 2021

Pierre-Jean Fabas est formateur pour adultes en droit social et techniques de paie depuis 20 ans.

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Pierre-Jean Fabas
Oct 15, 2021

Pierre-Jean Fabas est formateur pour adultes en droit social et techniques de paie depuis 20 ans.

Exercer son activité professionnelle en tant qu’indépendant demande un investissement financier de votre part.


En effet, entre les frais de démarchage, ce qu’on dépense pour se déplacer jusqu’aux clients, les abonnements aux différents logiciels qu’on utilise, la location de son bureau… Les factures sont rapidement nombreuses et les montants parfois élevés.


Mais qu’en est-il de ces frais en portage salarial ? Sont-ils considérés comme des frais professionnels ? Est-ce qu’on peut les facturer à son client ? Est-ce qu’ils sont déductibles des charges ? Des impôts ?


Dans cet article, on vous explique exactement quels frais peuvent être pris en charge par vos clients, quels frais peuvent être déduits et enfin comment et quand vous faire rembourser vos dépenses.


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Exercer son activité professionnelle en tant qu’indépendant demande un investissement financier de votre part.


En effet, entre les frais de démarchage, ce qu’on dépense pour se déplacer jusqu’aux clients, les abonnements aux différents logiciels qu’on utilise, la location de son bureau… Les factures sont rapidement nombreuses et les montants parfois élevés.


Mais qu’en est-il de ces frais en portage salarial ? Sont-ils considérés comme des frais professionnels ? Est-ce qu’on peut les facturer à son client ? Est-ce qu’ils sont déductibles des charges ? Des impôts ?


Dans cet article, on vous explique exactement quels frais peuvent être pris en charge par vos clients, quels frais peuvent être déduits et enfin comment et quand vous faire rembourser vos dépenses.


Est-ce qu'il est possible de déduire ses frais professionnels en portage salarial ?

En portage salarial, contrairement au statut de micro-entreprise, il est possible de déduire des frais professionnels.


On distingue deux types de frais professionnels acceptés :

  • Les frais professionnels refacturés au client : le salarié porté peut négocier dans son contrat de mission un certain nombre de frais refacturés aux clients. Il peut s’agir par exemple des frais de déplacement pour se rendre aux rendez-vous avec l’entreprise cliente, d’un logiciel acheté pour couvrir la mission, etc.
  • Les frais de fonctionnement de l’activité (non pris en charge par le client) : ces frais concernent des dépenses qui ne sont pas rattachables à une mission précise et concernent l’activité générale du salarié porté. Il peut s’agir par exemple du loyer d’un coworking, de l’achat d’un accessoire informatique, d’une formation professionnelle, etc.


Dans les deux cas, ces frais sont déductibles de votre chiffre d’affaires. Ils échappent aux cotisations sociales et à l’impôt sur le revenu.


Rentrons maintenant dans le détail de leur fonctionnement.


Qu'appelle-t-on les frais professionnels de mission (refacturés aux clients)

Les frais de mission, comment ça marche ?

Les frais refacturables sont négociés directement entre le salarié porté et l’entreprise cliente.


Lors de la signature du contrat commercial (contrat qui lie le salarié porté à l’entreprise cliente), les deux parties se mettent d’accord sur un montant maximal de frais que le salarié peut se faire rembourser. Ce montant peut être égal à 0 € si l’entreprise ne souhaite pas prendre en charge de frais de missions.


Extrait d’un contrat commercial mentionnant l’enveloppe de frais de missions prévue


Si l’entreprise accepte de rembourser des frais, les règles qui s’appliquent sont les mêmes que pour un salarié classique.


Dans le détail, ces frais doivent respecter un certain nombre de critères pour être acceptables :

  • Ils doivent être strictement liés à l’activité professionnelle et doivent donc correspondre à une des catégories de frais définies par l’URSSAF. Sont acceptés par exemple les frais concernant les repas professionnels, les frais de déplacement dans le cadre de l’activité professionnelle ou encore le matériel informatique et les logiciels.
  • Ils doivent faire l’objet d’un justificatif détaillé de la dépense.
  • Ils doivent correspondre à un besoin réel lié à l’activité professionnelle.


Ces frais refacturables ne font l’objet d’aucune limite de montant, tant qu’ils sont bien rattachables à l’activité professionnelle.


Ces frais de mission sont directement validés (ou refusés) par l’entreprise cliente sur la base des justificatifs fournis par le salarié porté.

Comment se faire rembourser les frais de mission ?

Les frais refacturables sont remboursés directement par le client lors du règlement des factures.


L’entreprise cliente va virer en même temps le montant de la mission et le remboursement des frais.


La fréquence des versements (et donc des remboursements) dépend donc de la fréquence d’envoi des factures par le salarié porté (le plus souvent, mensuelle).


Le montant de ces frais refacturables échappe à la commission de la société de portage (si cette société applique des frais variables, ce qui n’est pas le cas de Jump), aux cotisations sociales et n’est pas pris en compte dans le calcul de votre impôt sur le revenu. De plus, le remboursement inclut la TVA puisque le salarié porté n’est pas exempté de TVA.


Vous devez soumettre ces frais au taux de TVA appliqué pour vos prestations (20 %) même si les frais concernés ont été soumis à un autre taux de TVA (comme les frais de restauration qui sont au taux de 5,5 %). Par exemple : vous avez engagé des frais de restaurants de 105,50 € TTC (HT : 100 €, TVA: 5,50 €). Vous refacturez au client 120 € TTC (HT: 100 €, TVA: 20,00 €)


Techniquement, on dit que ces charges sont remboursées “au réel net de charges”.

Frais de mission, un exemple

Mélissa est salariée en portage salarial. Dans son contrat commercial, elle a négocié des frais de mission avec son client.


Dans le cadre de sa mission, Mélissa a dû faire l’achat d’un logiciel qu’elle n’utilisera que pour cette mission. Cet achat lui a coûté 49 €.


À la fin du mois, Mélissa facture pour 2000 € de travail et soumet sa note de frais concernant le logiciel.


L’entreprise de portage salarial de Mélissa reçoit un virement de 2049 € de l’entreprise cliente. Les 49 € de frais sont directement reversés à Mélissa. Elle ne paye aucun frais et aucune cotisation sur ce montant.


Qu'appelle-t-on les frais de fonctionnement (frais non refacturables)?

Passons maintenant aux frais de fonctionnement. Pour rappel, ces frais ne concernent pas un client ou une mission particulière, mais des frais engagés dans le cadre de votre activité d’indépendant. Cette catégorie de frais inclut par exemple le loyer de votre bureau ou de votre coworking, vos frais de déplacement, vos frais de prospection, etc.


Les frais de fonctionnement, comment ça marche ?

Comme les frais de missions, les frais de fonctionnement sont strictement encadrés par l’URSSAF. Les mêmes règles sur le type de dépense s’appliqueront.


Il existe cependant deux spécificités propres aux frais de fonctionnement.


La première, c’est que le total des frais de fonctionnement ne doit pas dépasser 30 % de votre salaire brut. Cette règle a été mise en place par l’URSSAF pour éviter les abus.


La deuxième c’est que la société de portage peut choisir d’être plus restrictive que l’URSSAF sur les catégories de frais professionnels acceptés. Les entreprises de portage salarial mettent généralement en place des règles supplémentaires pour éviter les dérapages et garantir la conformité des frais avec les règles de l’URSSAF.


Comment se faire rembourser ses frais de fonctionnement ?

Tout comme les frais de mission, vous pouvez déclarer vos frais de fonctionnement au fur et à mesure de vos dépenses. Ils vous seront remboursés en fin de mois. Par exemple, si vous déclarez un frais professionnel le 16 juin, ce frais vous sera remboursé le 30 juin par votre société de portage.


Dans le cas d’un frais de fonctionnement, vous n’allez pas à proprement parler être remboursé (le montant de la dépense n’est pas viré sur votre compte). Le montant de la dépense va simplement être déduit de votre chiffre d’affaires du mois.


Autrement dit, le montant que vous avez dépensé va être exempté de cotisations sociales et d’impôts.


Frais de fonctionnement, un exemple

Prenons un exemple concret. En juin, vous réalisez un chiffre d’affaires de 6 000 €.


Ce même mois, vous soumettez à votre entreprise de portage salarial votre abonnement Linkedin professionnel que vous utilisez pour prospecter de nouveaux clients en frais professionnel. Cet abonnement est facturé 70 € par mois, TTC.


Sur votre fiche de paie de juin, l’entreprise de portage salarial va déduire 70 € de votre chiffre d’affaires et vous reverser 70 € directement. Ce faisant, le montant n’est pas considéré comme faisant partie de votre rémunération et échappe aux charges et à l’impôt.


Sans déclarer ce frais, vous auriez reçu :

  • Chiffre d’affaires pris en compte : 6 000 €
  • Montant total versé avant impôts : 3 291 €


Avec ces frais, vous recevez :

  • Chiffre d’affaires pris en compte : 5 930 €
  • Frais directement remboursé : 70 €
  • Montant total versé (avant impôts) : 3 322 €



TVA et frais professionnels en portage salarial

Les salariés portés paient la TVA lors de leurs achats professionnels. 

Certaines sociétés de portage salarial proposent de rembourser cette TVA et de la recréditer directement au salarié porté. Mais cette pratique semble tomber dans une zone grise et peut être sujette à des difficultés en cas de problème avec l’objet ou le service acheté. Pour cette raison, nous avons décidé chez Jump de ne pas proposer cette option.


Zoom sur les immobilisations et frais de déplacement

De nombreux indépendants nous interrogent sur deux dépenses particulières : les immobilisations et les frais de déplacement. Voyons maintenant en détail comment ces deux types de dépenses sont traités.

Les immobilisations

Certaines dépenses vont financer des investissements à plus long terme pour le salarié porté. On peut penser notamment aux téléphones portables, à l’achat d’un ordinateur, à un écran, etc.


Pour ces frais, on parle d’immobilisation, car l’investissement n’est pas entièrement ‘’consommé” durant le mois d’achat et doit donc être amorti sur plusieurs mois.


Les règles concernant les amortissements dépendant de votre société de portage salarial. Chez Jump, nous considérons comme immobilisation tout investissement qui a trait au matériel informatique et qui vaut plus que 500 € hors taxes. Nous les amortissons sur 36 mois, ce qui permet concrètement que chaque mois, 1/36e de la valeur TTC du bien soit déduite du chiffre d’affaires (et donc de la rémunération). Si le salarié porté quitte Jump avant la fin des 36 mois, il ne pourra pas aller au bout du remboursement sur son activité du bien acheté.


colis professionnels livrés devant une porte

Les frais de déplacement

En portage salarial, le salarié peut déduire ses frais de déplacement, comme un salarié classique.


Quand ces frais interviennent pour un client donné, par exemple pour la visite d'un client à Berlin, ils passent en frais de mission et sont pris en charge par le client. Pour être remboursés, ces frais doivent intervenir sur un jour travaillé du mois.


Quand ces frais interviennent en dehors d’une mission, ils peuvent également être soumis à l’entreprise de portage salarial comme frais professionnels. C’est le cas par exemple si vous vous rendez à un salon professionnel loin de votre domicile.


Pour les déplacements du quotidien entre le domicile et le lieu de travail (bureau, espace de coworking, etc.), la prise en charge des abonnements en transport en public est forfaitaire et prévue dans le contrat de travail signé avec l’entreprise de portage salarial. 


Si le salarié porté ne peut pas utiliser les transports en commun pour ces trajets, il peut également bénéficier d’indemnités kilométriques. Dans ce cas, il devra soigneusement justifier le nombre de kilomètres parcourus entre son domicile et son lieu de travail en utilisant par exemple un relevé de la distance effectué avec Google Maps, ViaMichelin ou tout autre service de géolocalisation.


photo d'un usager dans les transports


Comment optimiser ses frais professionnels en portage salarial ?

La première chose à retenir sur les frais professionnels en portage salarial, c’est que la loi est très stricte sur le type de frais acceptables.


Tous vos frais feront l’objet d’un examen approfondi de la part de votre société cliente pour les frais de mission et de la part de votre entreprise de portage salarial pour les frais de fonctionnement. Concrètement, vous devrez prouver que les frais contribuent effectivement au succès de votre mission ou de votre activité.


Ainsi, il n’est pas possible de faire passer des dépenses personnelles en frais professionnels (exemple : votre abonnement à une salle de sport, même si vous considérez qu’il vous rend plus productif) et il n’est pas possible non plus de faire des dépenses d’un montant inconsidéré par rapport à votre chiffre d’affaires (exemple : inviter un client dans un restaurant 3 étoiles alors que celui-ci ne vous rapporte que 1 000 euros par an).


Gardez en tête également que si les frais professionnels vous permettent de payer moins de charges, ils diminuent d’autant le salaire pris en compte par l’administration et les protections associées (retraite de base, retraite complémentaire, chômage, etc.) et donc vos droits en cas de problème.


Si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous contacter via le chat !


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