Notes de frais & SASU : Mode d’emploi
Marion Gobourg est diplômée d'un Master II en droit des affaires et fiscalité.
La SASU permet d’émettre des notes de frais. Cette possibilité représente un réel avantage fiscal, car cela permet de ne pas payer d’impôt sur des dépenses professionnelles. Cependant, toutes les dépenses professionnelles ne peuvent faire l’objet d’une note de frais.
Qu'est-ce qu'une note de frais en SASU ?
Définition
Une note de frais représente un document permettant d’attester qu’un professionnel a réalisé une dépense dans le cadre de son activité. Les notes de frais peuvent être émises par un salarié, par un entrepreneur individuel ou par un dirigeant d’entreprise.
Ces dernières permettent de considérer les dépenses professionnelles comme des charges pour l’entreprise. De ce fait, ces dépenses peuvent être déduites du résultat fiscal.
Bon à savoir
Les notes de frais ne sont pas admises dans toutes les formes d’entreprise. Par exemple, il n’est pas possible d’émettre des notes de frais en micro-entreprise.
Les avantages des notes de frais et conditions à respecter
Les dépenses figurant sur les notes de frais peuvent être déduites du résultat fiscal de l’entreprise. Cette action comptable permet de ne pas être imposé et payer des cotisations sociales sur des frais professionnels.
Le dirigeant de l’entreprise quant à lui n’a pas à supporter personnellement les frais occasionnés dans le cadre de son activité professionnelle. Les dépenses figurant sur les notes de frais lui seront remboursées sur les fonds propres de son entreprise.
Toutes les dépenses professionnelles ne sont pas éligibles pour devenir des notes de frais. En effet, les charges échappant à l’imposition en SASU doivent :
être en lien direct avec l’activité de l’entreprise et dans son intérêt ;
être justifiées, c’est-à-dire être accompagnées d’un justificatif présentant le montant et la nature exacte de la dépense ;
être intégrées dans l’exercice comptable au cours duquel elles ont été réalisées.
En outre, plusieurs dépenses ne peuvent être déductibles du résultat fiscal. Il s’agit notamment :
des dépenses considérées comme luxueuses (ex. : achat d’une voiture de sport au nom de l’entreprise) ;
les primes d’assurances (ex. : prime d’assurance d’une RC Pro) ;
l’impôt sur le revenu et l’impôt sur les sociétés.
Quels frais sont déductibles en SASU ?
La SASU permet de déduire un certain nombre de dépenses professionnelles occasionnées dans le cadre de l’activité de la société. Voici lesquelles…
Les frais de bouche
Les frais de repas sont déductibles lorsqu’ils :
représentent des dépenses nécessaires pour l’entreprise (ex. : déplacement chez un client, repas d’affaires…) ;
sont justifiés par l’éloignement du domicile de l’entrepreneur ;
sont accompagnés d’un justificatif (ex. : facture, ticket de caisse du restaurant…).
Les déplacements
Différents frais de déplacement peuvent faire l’objet d’une note de frais :
les déplacements professionnels et les frais associés (ex. : hébergement) ;
les frais de véhicules acquis par l’entreprise ;
les frais d’avion ;
les frais de trajet entre le domicile et le lieu de travail lorsque la distance est inférieure ou égale à 40 km.
Les dépenses courantes
Les dépenses courantes et nécessaires au fonctionnement de l’entreprise sont également déductibles du résultat fiscal.
Il s’agit notamment :
des fournitures de bureau ;
des frais d'abonnements téléphoniques ;
des frais postaux ;
de l’achat de matières premières ;
de l’achat de produits destinés à la revente ;
des frais de publicité ;
des frais de coworking ;
l'achat ou la location de logiciels ;
l'achat de formations.
Les autres types de frais
D’autres frais plus spécifiques sont admis comme des charges déductibles par le service des impôts :
les frais d’actes et de contentieux ;
les cotisations versées à des ordres ou à des syndicats professionnels ;
les frais de formation professionnelle.
Quels frais ouvrent droit à la déduction de TVA ?
La TVA déductible constitue un levier important d’optimisation pour une SASU.
Elle peut récupérer la TVA sur les biens et services utilisés exclusivement pour les besoins de son activité.
Les dépenses doivent :
être justifiées par une facture au nom de l’entreprise comportant le montant de la TVA ;
servir l’objet social de la SASU (aucun usage personnel ou mixte supérieur à 90 %) ;
ne pas figurer dans les exclusions prévues par le Code général des impôts.
Exemples de dépenses ouvrant droit à récupération :
achats de matériel informatique, mobilier ou fournitures de bureau ;
abonnements logiciels ou services en ligne (SaaS, téléphonie, cloud, etc.) ;
frais professionnels engagés par les dirigeants ou salariés pour le compte de la société (déplacements, repas, etc.).
Les principales dépenses avec TVA récupérable (ou non) :
| Type de dépense | TVA récupérable ? | Conditions / exceptions |
|---|---|---|
| Hôtel / hébergement | Non, sauf exception | TVA déductible uniquement si la dépense concerne l’hébergement d’un tiers (client, fournisseur, personnel de sécurité). |
| Restaurant / repas | Oui | Déductible pour les repas d’affaires ou professionnels. TVA récupérable sur la totalité de la note, y compris l’alcool. Facture requise au-delà de 150 €. |
| Parking | Oui (Non pour les stationnements sur la voie publique) | TVA récupérable si le stationnement est lié à une activité professionnelle (parking public, box, garage). |
| Carburant | Partiellement | Depuis 2022 : 80 % pour les véhicules de tourisme, 100 % pour les utilitaires, quel que soit le carburant. |
| Péage | Oui | Récupérable pour tout véhicule utilisé à des fins professionnelles. |
| Véhicule (location, entretien) | Sous conditions (Non pour les véhicules de tourisme sauf usages spécifiques (taxi, auto-école, location…)). | TVA récupérable sur la location ou les réparations d’un véhicule utilitaire. |
| Voyages / transports | Non | TVA non déductible sur les billets de train, d’avion, de taxi ou de transports en commun. |
| Abonnements professionnels | Oui | Facture au nom de la SASU obligatoire (Internet, téléphone, logiciel, presse, etc.). |
| Documentation et formation | Oui | TVA récupérable sur les achats de livres, formations ou abonnements professionnels. |
Dépenses exclues du droit à déduction
Certaines dépenses restent hors champ de la TVA déductible, même si elles sont engagées dans le cadre de l’activité :
logement des dirigeants ou salariés (sauf cas d’hébergement d’un tiers) ;
cadeaux et biens remis gratuitement ;
achats à usage mixte (personnel et professionnel) lorsque la part privée dépasse 10 % ;
amendes et pénalités.
Comment bien réaliser une note de frais en SASU ?
Les informations à faire figurer
Il n’y a pas de formalisme imposé pour rédiger une note de frais. Cependant, certaines mentions sont vivement conseillées en cas de contrôle fiscal :
la date de la dépense ;
le lieu de la dépense ;
la nature de la dépense (ex. : frais de repas) ;
le montant exact HT ou TTC de la dépense.
Documents justificatifs requis
La seule note de frais ne suffit pas pour déduire en toute légalité cette dépense du résultat imposable. En effet, le président de la SASU devra également apporter un justificatif.
Ce justificatif peut être une facture, un ticket de caisse ou un reçu. Ce document devra mentionner le montant HT, le montant TTC ainsi que le taux et le montant de la TVA.
Il devra être conservé pendant dix ans.
Quelles sont les sanctions en cas de non-conformité des notes de frais ?
La déduction de la TVA sur les notes de frais fait partie des points régulièrement vérifiés par l’administration fiscale.
En cas de contrôle, le fisc examine :
la cohérence entre les dépenses engagées et l’activité de la SASU ;
la présence de justificatifs conformes (factures, tickets, mentions obligatoires, identités des invités, etc.).
Si certaines dépenses sont jugées non professionnelles ou insuffisamment justifiées, la TVA indûment déduite peut être réintégrée dans le résultat imposable, avec :
un rappel de TVA sur les montants concernés ;
une majoration de 10 à 40 % selon la gravité des manquements ;
des intérêts de retard (0,20 % par mois).
En cas de fraude (ex. factures fictives, dépenses personnelles déguisées), les sanctions peuvent aller jusqu’à 80 % de majoration.
Quelles sont les bonnes pratiques à mettre en place pour éviter les erreurs sur les notes de frais ?
Pour limiter les risques de redressement et gagner du temps dans la gestion de vos notes de frais, adoptez quelques réflexes simples :
centralisez vos justificatifs : oubliez les tickets papier qui se perdent ! Utilisez une solution digitale pour scanner les reçus dès la dépense et les classer automatiquement ;
distinguez les dépenses pro et perso : évitez d’utiliser votre carte personnelle pour des frais professionnels, sauf cas exceptionnel. Les solutions de gestion de trésorerie ou les comptes pros en ligne permettent de lier les paiements et justificatifs en temps réel ;
ajoutez une mention claire à chaque dépense : notez le motif de la dépense, la date, le client ou projet concerné et les participants en cas de repas d’affaires. Ces précisions facilitent la vérification comptable et la récupération de TVA ;
conservez vos justificatifs au format numérique pendant 10 ans : la dématérialisation a aujourd’hui la même valeur légale que les originaux papier, à condition que les documents soient horodatés et intègres ;
formez-vous (ou vos collaborateurs) : un rappel annuel sur les règles de TVA et les types de frais déductibles permet d’éviter de nombreuses erreurs.
Quel est l’intérêt du remboursement de frais par rapport à un salaire ou des dividendes pour un président de SASU ?
Pour un président de SASU, le remboursement des frais professionnels est une solution particulièrement avantageuse par rapport à une rémunération classique (salaire ou dividendes).
En effet, les notes de frais ne constituent pas un revenu imposable : elles remboursent simplement des dépenses engagées dans l’intérêt de l’entreprise (déplacements, repas, matériel, abonnements…). Cela signifie qu’elles ne sont soumises ni aux cotisations sociales, ni à l’impôt sur le revenu.
À l’inverse :
un salaire versé au dirigeant supporte environ 80 % de charges sociales et l'impôt sur le revenu ;
des dividendes sont soumis à 17,2 % de prélèvements sociaux et à l'impôt sur le revenu (flat taxe ou barème progressif).
Ainsi, le remboursement de frais permet de réduire la pression fiscale tout en préservant la trésorerie de la SASU. C’est aussi un moyen efficace de ne pas financer personnellement des dépenses liées à l’activité professionnelle.
Bon à savoir :
Vous pouvez également obtenir le remboursement de vos frais professionnels en portage salarial.
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