15 obligations légales à connaître quand on est indépendant

Se lancer dans l’entrepreneuriat en solo et devenir freelance peut être une merveilleuse expérience, mais implique aussi son lot de responsabilités. 

Le problème ? En tant que travailleur indépendant, il est souvent difficile d’appréhender avec clarté l’ensemble de ses obligations juridiques, comptables et fiscales. 

À la clé, pour les entrepreneurs, une véritable charge mentale, voire une réelle angoisse de mal faire et d’en subir les conséquences. 

Si ces mots résonnent en vous, pas de panique. Dans cet article, conçu comme un « pense-bête », Jump vous rappelle les principales obligations légales que vous devez respecter en tant qu’indépendant. 

Bonne lecture ! 

Des obligations variables en fonction du statut choisi

Si vous êtes micro-entrepreneur, entrepreneur individuel, gérant d’EURL ou président de SASU et vendez vos prestations de service, cet article est fait pour vous. 

Mais attention, comme nous vous l’expliquerons au fil de ce billet, les règles qui s’appliquent aux freelances varient en fonction du statut freelance choisi par chacun. 

Ainsi, alors qu’une partie des contraintes que nous évoquerons concernent tous les travailleurs indépendants, d’autres ne portent que sur certains d’entre eux. N’ayez crainte, nous vous l’indiquerons. 

Cette précision étant faite, entrons dans le vif du sujet…

Les obligations juridiques des indépendants

Commençons par nous pencher sur les obligations juridiques auxquelles sont soumis les indépendants. 

#1 Choisir un statut juridique pour exercer son activité 

Avant de se lancer, tous les futurs freelances doivent choisir un statut juridique pour exercer leur activité de prestation de services en indépendant. 

Il existe trois types d’entreprises qui permettent de travailler à son compte : 

• L’entreprise individuelle, ou EI ;

• La micro-entreprise (ex auto-entreprise), qui est en réalité une EI simplifiée ; 

• L’entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée, ou EURL ;

• La société par actions simplifiée unipersonnelle, ou SASU ;
• Le portage salarial.

À vous d’opter pour la forme juridique qui vous convient le mieux. 

Pour vous aider, nous vous invitons à consulter notre guide « Choisir son statut de freelance ». 

# 2 Déclarer la création de son entreprise 

Quel que soit le statut juridique qu’ils ont choisi pour exercer leur activité, tous les indépendants ont l’obligation de déclarer la création de leur entreprise. 

Les formalités varient cependant en fonction de la forme juridique : 

Créer une entreprise individuelle ou une micro-entreprise 

Pour créer une entreprise individuelle (EI) ou une micro-entreprise (ex auto-entreprise) une simple déclaration, accompagnée de pièces justificatives, suffit. 

Depuis le 1er janvier 2023, cette formalité déclarative peut être réalisée sur le site officiel formalites.entreprises.gouv.fr. 

Créer une EURL ou une SASU 

Les démarches administratives et juridiques à accomplir pour créer une EURL ou une SASU sont un peu plus lourdes. 

Il est en effet nécessaire de :

• Rédiger les statuts de la future société; 
• Déposer le capital social de l’entreprise auprès d’une banque ou d’un notaire; 
• Faire évaluer par un commissaire aux apports les éventuels biens apportés au capital;
• Publier une annonce de constitution dans un journal d’annonces légales (JAL);
• Déposer un dossier de demande d’immatriculation sur le site formalites.entreprises.gouv.fr.

# 3 Ouvrir un compte bancaire dédié à son activité professionnelle 

L’obligation d’ouvrir un compte professionnel ou un compte personnel dédié à son activité professionnelle ne s’applique pas à tous les travailleurs indépendants : 

• Les freelances en SASU ou en EURL doivent impérativement se doter d’un compte consacré à leur activité professionnelle lors de la création de leur société;

• En revanche, les entrepreneurs individuels et les micro-entrepreneurs n’ont pas cette obligation légale, sauf si leur chiffre d’affaires dépasse 10 000 euros durant deux années consécutives.

Attention, même lorsqu’elle n’est pas imposée par la loi, la détention d’un compte à usage strictement professionnel est hautement recommandée. 

Et pour cause, elle permet de bien dissocier les transactions personnelles et professionnelles, ce qui représente un vrai avantage en cas de contrôle fiscal. 

# 4 Respecter les règles de fonctionnement de l’entreprise 

Certains freelances doivent respecter un certain formalisme concernant le fonctionnement de leur entreprise. 

Les entrepreneurs individuels (hors micro-entreprise) ont simplement l’obligation d’établir des comptes annuels. 

Pour leur part, les créateurs de SASU ou d’EURL sont soumis à davantage de contraintes puisqu’ils doivent : 

• Consigner dans un registre spécial les décisions prises en tant qu’associé unique ;

• Établir, approuver et déposer auprès greffe du tribunal de commerce les comptes annuels de la société ; 

• Établir un rapport de gestion, exclusivement si la société dépasse 50 salariés, 12 millions de chiffre d’affaires et/ou 6 millions de total de bilan. 

# 5 Contractualiser dans les règles 

Pour les freelances, quel que soit leur statut juridique, l’établissement de contrats ou de devis n’est pas une obligation légale. 

Il est néanmoins vivement recommandé de conclure un contrat avec ses clients ou de leur faire signer un devis (valant contrat) en amont de chaque prestation.

Cette précaution permet en effet d’encadrer la relation, de rassurer son interlocuteur et de se prémunir contre d’éventuels abus (impayés, demandes excessives, etc.). 

Le cas échéant, différentes mentions obligatoires doivent figurer sur ces documents commerciaux, notamment : 

• Le numéro SIREN de l’entreprise ; 
• Le RCS et le nom de la ville dans laquelle se situe le greffe où la société est immatriculée ; 
• L’adresse du siège social de l’entreprise. 

Attention, depuis le 15 mai 2022, les entrepreneurs individuels (EI) et micro-entrepreneurs ont l’obligation de faire apparaître leur nom précédé de la mention « EI » ou « entrepreneur individuel » sur tous leurs documents commerciaux (contrats, devis, factures, etc.).

# 6 Souscrire une assurance responsabilité civile professionnelle 

L’assurance responsabilité civile professionnelle, ou RC pro, n’est une obligation que pour certains indépendants exerçant une profession réglementée. 

Les freelances, quel que soit leur statut juridique, sont cependant invités à souscrire une assurance RC pro, même lorsque celle-ci est facultative. 

Ils ont en effet tout intérêt à se prémunir contre les conséquences financières des éventuels préjudices (effacement de données, bris de matériel, etc.) qu’ils pourraient causer à leurs clients ou à des tiers dans le cadre de leurs missions. 

Comme le dit le dicton : on n'est jamais trop prudent ! 

# 7 Respecter le RGPD 

Le RGPD, ou « Réglement Général pour la Protection des Données » s’applique à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille.

Les indépendants ont donc l’obligation légale de respecter ce texte lorsqu’ils recueillent, compilent et conservent des « données personnelles » relatives à leurs prospects et clients (y compris professionnels) ou aux clients de ceux-ci. 

Ainsi, au titre du RGPD, les freelances doivent notamment : 

• Collecter les données dans un objectif précis, 
• Obtenir l’accord préalable des personnes concernées, 
• Informer ces dernières à propos de leurs droits et de l’utilisation des data, 
• Veiller à la sécurité des données, 
• Supprimer les données lorsqu’elles ne sont plus utiles, 
• Tenir un registre des traitements des données. 

Les obligations comptables des indépendants

Tous les travailleurs indépendants sont soumis à des obligations comptables. 

Cependant, celles-ci ne sont pas identiques en fonction de la forme juridique choisie. 

# 8 Tenir une comptabilité régulière 

En matière de comptabilité, les obligations auxquelles sont tenus les freelances varient en fonction de leur régime fiscal et de leur statut juridique. 

Obligations comptables des freelances bénéficiant du régime micro-fiscal  

Les micro-entrepreneurs (ex auto-entrepreneurs) bénéficient d’une comptabilité allégée. 

Ainsi, lorsqu’ils vendent des prestations de service, ils doivent simplement : 

• Tenir un Livre des recettes, dans lequel ils enregistrent de façon chronologique et détaillée leurs rentrées d’argent ; 

• Déclarer leur chiffre d’affaires (CA) sur le site autoentrepreneur.urssaf.fr tous les mois ou tous les trois mois (en fonction de leur choix initial), et cela même si leur CA est égal à 0 euro. 

Obligations comptables des entrepreneurs au régime de la déclaration contrôlée 

Pour leur part, les entrepreneurs relevant du régime fiscal de la déclaration contrôlée (BNC) ont obligation de : 

• Tenir un Grand livre et un Livre journal ;
• Tenir un registre des immobilisations et des amortissements ;
• Établir un compte de résultat fiscal en complétant la liasse fiscale 2035. 

Obligations comptables des indépendants au régime réel simplifié 

Les indépendants en EI, EURL ou SASU relevant du régime réel simplifié d’imposition doivent quant à eux : 

• Tenir un Grand livre et un Livre journal ; 
• Tenir une comptabilité simplifiée : bilan comptable et compte de résultat ;
• Compléter les liasses fiscales 2033 et 2065. 

Obligations comptables des travailleurs indépendants au régime réel normal 

Enfin, les freelances en EI, EURL ou SASU relevant du régime réel normal d’imposition doivent : 

• Tenir un Grand livre et un Livre journal ; 
• Tenir une comptabilité complète : bilan comptable, compte de résultat, annexe ;
• Compléter les liasses fiscales 2033 et 2065 ; 
• Établir un inventaire annuel. 

Bien entendu, il est vivement recommandé de déléguer ces obligations légales à un expert-comptable ou, dans le cas des micro-entrepreneurs, à une application comptable. 

# 9 Respecter les règles de facturation 

Les freelances, indépendamment de leur statut juridique, ont l’obligation de fournir une facture à leurs clients lorsqu’ils réalisent une prestation de services. 

En cas d’erreur, cette dernière ne peut pas être supprimée. Elle doit être remplacée par un avoir ou par une autre facture lui faisant référence. 

En pratique, une facture peut être dressée par voie électronique ou au format papier et doit notamment : 

• Comporter les mentions obligatoires imposées par la loi (date d’émission, numérotation chronologique et continue, identité de l’acheteur, numéro de TVA du vendeur et du client, etc.) ;

• Être rédigée en français, sauf si elle est adressée à un client étranger ;

• Être établie en 2 exemplaires, l’original étant remis au client ; 

Attention, les indépendants qui bénéficient de la franchise en base de TVA, c’est-à-dire ceux qui ne doivent ni collecter, ni déduire, ni déclarer la TVA, sont tenus : 

• De dresser leurs factures hors taxe (HT); 

• D’indiquer la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » sur leurs factures. 

# 10 Conserver ses documents comptables 

Qu’ils soient micro-entrepreneurs, entrepreneurs individuels ou dirigeants de SASU ou d’EURL, les travailleurs indépendants ont l’obligation légale de conserver leurs documents comptables pendant au moins 10 ans. 

Cet impératif concerne notamment les factures, le bilan, le compte de résultat ou encore le Livre journal. 

Rendez-vous sur le site du service public pour en savoir plus à propos des délais de conservation des différents documents découlant de l’activité d’une entreprise. 

Les obligations fiscales des indépendants

Les travailleurs indépendants ont bien entendu des obligations fiscales. 

À nouveau, ces dernières varient en fonction du statut juridique et du régime fiscal choisi par chaque freelance. 

# 11 Déclarer ses revenus professionnels et payer ses impôts  

La première obligation fiscale qui s’impose aux indépendants est bien entendu de déclarer leurs revenus professionnels et de payer des impôts sur ces derniers. 

Entreprises à l’impôt sur le revenu (IR)  

Les travailleurs indépendants dont l’entreprise (EI, EURL ou SASU à l’IR) est assujettie à l’impôt sur le revenu (IR) ont l’obligation légale de déclarer leur bénéfice ou leur déficit lors de leur déclaration de revenus annuelle (entre avril et mai), avec les autres revenus de leur foyer fiscal, dans la catégorie des BIC ou des BNC. 

Dès lors, l’impôt est prélevé directement sur leur compte bancaire au cours de l’année suivante, chaque mois ou chaque trimestre. C’est le prélèvement à la source (ou PAS). 

Cas particulier de la micro-entreprise 

Les freelances en micro-entreprise doivent quant à eux déclarer leur chiffre d’affaires (CA) chaque mois ou chaque trimestre auprès de l’Urssaf sur le site autoentrepreneur.urssaf.fr. 

Concernant le paiement de l’impôt, deux options s’offrent à eux : 

• Le prélèvement à la source (PAS) de l’impôt sur le revenu, qui donne lieu chaque mois ou chaque trimestre à des prélèvements automatiques directement sur leur compte bancaire ; 

• Le versement libératoire de l’impôt sur le revenu (IR), qui doit être payé au moment de chaque déclaration trimestrielle ou mensuelle, en même temps que les cotisations sociales. 

Attention, dans un cas comme dans l’autre, les auto-entrepreneurs ne sont pas dispensés d’effectuer leur déclaration de revenus annuelle au printemps de chaque année. 

Cette dernière ne donne pas lieu à une double imposition. 

Entreprises à l’impôt sur les sociétés (IS)

Les indépendants dont l’entreprise (SASU, EURL à l’IS ou EI à l’IS) est assujettie à l’impôt sur les sociétés (IS) doivent effectuer une déclaration de résultat annuelle.

La date de cette déclaration varie en fonction de la date de clôture de l’exercice comptable : 

• Si l’exercice est clos au 31 décembre, la déclaration de résultat doit être réalisée avant le deuxième jour ouvré suivant le 1er mai de l’année suivante ; 

• Si l’exercice n’est pas clos au 31 décembre, la déclaration de résultat doit être faite dans les trois mois suivant la clôture dudit exercice. 

Le cas échéant, le paiement de l’IS se fait en cinq temps : 

• D’abord quatre acomptes, le 15 des mois de décembre, mars, juin et septembre, dans un ordre qui varie en fonction de la date de clôture de l’exercice comptable ; 

• Puis le paiement du solde, le 15 mai ou le 15 du quatrième mois suivant la clôture de l’exercice comptable, en fonction de la date de la clôture de l’exercice comptable. 

Attention, les éventuelles rémunérations ou dividendes perçus par le dirigeant doivent quant à eux être déclarés à l’occasion de la déclaration de revenus, entre avril et mai de chaque année. 

L’impôt sur le revenu découlant des sommes déclarées est directement prélevé sur le compte bancaire du dirigeant chaque mois ou chaque trimestre. Il s’agit du prélèvement à la source (PAS).

# 12 Faire sa déclaration sociale et payer ses cotisations sociales 

Tous les indépendants, quel que soit leur statut juridique, ont l’obligation légale de payer des cotisations sociales. 

Attention, là encore, les formalités déclaratives et les modalités de paiement varient en fonction du régime auquel est soumis le freelance. 

Cas général 

La déclaration sociale des indépendants se fait en même temps que la déclaration de revenus annuelle (entre avril et mai), dans un volet « social » dédié. 

Le paiement des cotisations sociales correspondantes est ensuite effectué par prélèvement automatique le 5 ou le 20 de chaque mois. 

Par exception, les indépendants peuvent payer leurs cotisations sociales trimestriellement. 

Cas particulier de la micro-entreprise

Comme nous l’avons évoqué précédemment, les micro-entrepreneurs ont l’obligation légale de déclarer leur chiffre d’affaires chaque mois ou chaque trimestre auprès de l’Urssaf. 

À cette occasion, ces derniers s’acquittent du paiement de leurs cotisations sociales. 

# 13 Collecter, déclarer et reverser la TVA 

L’obligation légale de collecter, de déclarer et de reverser la TVA s’applique à certains indépendants seulement. 

Franchise en base de TVA 

Les prestataires de services réalisant moins de 34 400 euros de chiffre d’affaires annuel hors taxe (CA HT) bénéficient du régime de la franchise en base de TVA. 

À ce titre, ils ne sont pas soumis à l’obligation de collecter et de payer la TVA. Ils n’ont donc rien à faire en matière de TVA. 

Régime réel simplifié 

Les prestataires de services réalisant un CA HT annuel compris entre 34 000 et 247 000 euros relèvent du régime réel simplifié et sont donc assujettis à la TVA. 

Ils doivent par conséquent facturer la TVA à leurs clients et réaliser leur déclaration de TVA une fois dans l’année, le deuxième jour ouvré suivant le 1er mai. 

Le paiement de la TVA intervient ensuite en trois temps : 

• Un acompte de 55 % en juillet ; 
• Un acompte de 40 % en décembre ; 
• Le solde lors de la déclaration de TVA de l’année suivante. 

Régime réel normal 

Les prestataires de services réalisant un CA HT annuel supérieur à 247 000 euros ou reversant plus de 15 000 euros par an de TVA relèvent du régime réel normal et sont également redevables de la TVA. 

Ces derniers doivent déclarer et payer la TVA tous les mois au titre du mois précédent. 

# 14 Déclarer et payer la CFE

Sauf exception, les indépendants qui réalisent plus de 5000 euros de recettes ou de chiffre d’affaires annuel ont l’obligation légale de payer la cotisation foncière des entreprises (CFE).

Le paiement de cette taxe doit être effectué : 

• Avant le 15 décembre de chaque année si le montant de la CFE est inférieur à 3000 euros ;
• Le 15 juin et le 15 décembre de chaque année, en deux acomptes de 50 % chacun, si le montant de la CFE est supérieur ou égal à 3000 euros. 

Attention, les freelances ne sont pas soumis à la CFE lors de leur première année d’activité. 

En revanche, ils doivent effectuer leur déclaration de CFE initiale avant le 31 décembre de cette même année. 

# 15 Déclarer et/ou payer la CVAE

La Cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises (CVAE) est une taxe payée par toutes les entreprises réalisant plus de 500 000 euros de chiffre d’affaires annuel hors taxe. 

La déclaration de CVAE doit être effectuée chaque année, le deuxième jour ouvré suivant le 1er mai. 

Attention, les indépendants générant plus de 152 000 euros de CA annuel doivent obligatoirement faire une déclaration de valeur ajoutée, même s’ils ne devront pas nécessairement s’acquitter de cette taxe. 

Le cas échéant, pour les entrepreneurs concernés, le paiement de la CVAE doit être exécuté : 

• À l’occasion de la déclaration si le montant de la CVAE est inférieur à 1500 euros ;

• En deux acomptes de 50 % chacun, versés respectivement avant le 15 juin et le 15 septembre de l’année d’imposition. 

Bon à savoir : les indépendants ne sont pas soumis à la CVAE lors de leur première année d’activité.

15 obligations légales à connaître absolument quand on est indépendant… ou pas ?

Vous connaissez désormais les obligations légales clés dont vous devrez vous acquitter au fil des mois et des années en tant qu’indépendant. 

Vous l’aurez compris, ces dernières sont susceptibles de varier en fonction du statut juridique et du régime fiscal pour lesquels vous aurez opté. 

En cas de doute concernant les règles auxquelles vous devez vous conformer ou les démarches et formalités administratives à exécuter, faites-vous conseiller et accompagner par un professionnel (expert-comptable, avocat, legaltech, etc.). 

Et si ces obligations légales vous pèsent, sachez qu’une solution peut vous permettre de vous en délester tout en restant libre de choisir vos missions, vos clients, vos conditions de travail ou encore vos tarifs : le portage salarial. 

Pour en savoir plus à propos de cette option et de ses avantages, n’hésitez pas à découvrir notre guide gratuit sur le portage salarial !