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Diplômée d’un Master en Droit obtenu à l’Université Panthéon-Assas, Flore Campestrini est rédactrice spécialisée sur les sujets du freelancing, des ressources humaines et du management.
Si vous êtes micro-entrepreneur, entrepreneur individuel, gérant d’EURL ou président de SASU et vendez vos prestations de service, cet article est fait pour vous.
Mais attention, comme nous vous l’expliquerons au fil de ce billet, les règles qui s’appliquent aux freelances varient en fonction du statut freelance choisi par chacun.
Ainsi, alors qu’une partie des contraintes que nous évoquerons concernent tous les travailleurs indépendants, d’autres ne portent que sur certains d’entre eux. N’ayez crainte, nous vous l’indiquerons.
Cette précision étant faite, entrons dans le vif du sujet…
Commençons par nous pencher sur les obligations juridiques auxquelles sont soumis les indépendants.
Avant de se lancer, tous les futurs freelances doivent choisir un statut juridique pour exercer leur activité de prestation de services en indépendant.
Il existe trois types d’entreprises qui permettent de travailler à son compte :
À vous d’opter pour la forme juridique qui vous convient le mieux.
Pour vous aider, nous vous invitons à consulter notre guide « Choisir son statut de freelance ».
Quel que soit le statut juridique qu’ils ont choisi pour exercer leur activité, tous les indépendants ont l’obligation de déclarer la création de leur entreprise.
Les formalités varient cependant en fonction de la forme juridique :
Pour créer une entreprise individuelle (EI) ou une micro-entreprise (ex auto-entreprise) une simple déclaration, accompagnée de pièces justificatives, suffit.
Depuis le 1er janvier 2023, cette formalité déclarative peut être réalisée sur le site officiel formalites.entreprises.gouv.fr.
Les démarches administratives et juridiques à accomplir pour créer une EURL ou une SASU sont un peu plus lourdes.
Il est en effet nécessaire de :
L’obligation d’ouvrir un compte professionnel ou un compte personnel dédié à son activité professionnelle ne s’applique pas à tous les travailleurs indépendants :
Attention, même lorsqu’elle n’est pas imposée par la loi, la détention d’un compte à usage strictement professionnel est hautement recommandée.
Et pour cause, elle permet de bien dissocier les transactions personnelles et professionnelles, ce qui représente un vrai avantage en cas de contrôle fiscal.
Certains freelances doivent respecter un certain formalisme concernant le fonctionnement de leur entreprise.
Les entrepreneurs individuels (hors micro-entreprise) ont simplement l’obligation d’établir des comptes annuels.
Pour leur part, les créateurs de SASU ou d’EURL sont soumis à davantage de contraintes puisqu’ils doivent :
Pour les freelances, quel que soit leur statut juridique, l’établissement de contrats ou de devis n’est pas une obligation légale.
Il est néanmoins vivement recommandé de conclure un contrat avec ses clients ou de leur faire signer un devis (valant contrat) en amont de chaque prestation.
Cette précaution permet en effet d’encadrer la relation, de rassurer son interlocuteur et de se prémunir contre d’éventuels abus (impayés, demandes excessives, etc.).
Le cas échéant, différentes mentions obligatoires doivent figurer sur ces documents commerciaux, notamment :
Attention, depuis le 15 mai 2022, les entrepreneurs individuels (EI) et micro-entrepreneurs ont l’obligation de faire apparaître leur nom précédé de la mention « EI » ou « entrepreneur individuel » sur tous leurs documents commerciaux (contrats, devis, factures, etc.).
L’assurance responsabilité civile professionnelle, ou RC pro, n’est une obligation que pour certains indépendants exerçant une profession réglementée.
Les freelances, quel que soit leur statut juridique, sont cependant invités à souscrire une assurance RC pro, même lorsque celle-ci est facultative.
Ils ont en effet tout intérêt à se prémunir contre les conséquences financières des éventuels préjudices (effacement de données, bris de matériel, etc.) qu’ils pourraient causer à leurs clients ou à des tiers dans le cadre de leurs missions.
Comme le dit le dicton : on n'est jamais trop prudent !
Le RGPD, ou « Réglement Général pour la Protection des Données » s’applique à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille.
Les indépendants ont donc l’obligation légale de respecter ce texte lorsqu’ils recueillent, compilent et conservent des « données personnelles » relatives à leurs prospects et clients (y compris professionnels) ou aux clients de ceux-ci.
Ainsi, au titre du RGPD, les freelances doivent notamment :
Tous les travailleurs indépendants sont soumis à des obligations comptables.
Cependant, celles-ci ne sont pas identiques en fonction de la forme juridique choisie.
En matière de comptabilité, les obligations auxquelles sont tenus les freelances varient en fonction de leur régime fiscal et de leur statut juridique.
Les micro-entrepreneurs (ex auto-entrepreneurs) bénéficient d’une comptabilité allégée.
Ainsi, lorsqu’ils vendent des prestations de service, ils doivent simplement :
Pour leur part, les entrepreneurs relevant du régime fiscal de la déclaration contrôlée (BNC) ont obligation de :
Les indépendants en EI, EURL ou SASU relevant du régime réel simplifié d’imposition doivent quant à eux :
Enfin, les freelances en EI, EURL ou SASU relevant du régime réel normal d’imposition doivent :
Bien entendu, il est vivement recommandé de déléguer ces obligations légales à un expert-comptable ou, dans le cas des micro-entrepreneurs, à une application comptable.
Les freelances, indépendamment de leur statut juridique, ont l’obligation de fournir une facture à leurs clients lorsqu’ils réalisent une prestation de services.
En cas d’erreur, cette dernière ne peut pas être supprimée. Elle doit être remplacée par un avoir ou par une autre facture lui faisant référence.
En pratique, une facture peut être dressée par voie électronique ou au format papier et doit notamment :
Attention, les indépendants qui bénéficient de la franchise en base de TVA, c’est-à-dire ceux qui ne doivent ni collecter, ni déduire, ni déclarer la TVA, sont tenus :
Qu’ils soient micro-entrepreneurs, entrepreneurs individuels ou dirigeants de SASU ou d’EURL, les travailleurs indépendants ont l’obligation légale de conserver leurs documents comptables pendant au moins 10 ans.
Cet impératif concerne notamment les factures, le bilan, le compte de résultat ou encore le Livre journal.
Rendez-vous sur le site du service public pour en savoir plus à propos des délais de conservation des différents documents découlant de l’activité d’une entreprise.
Les travailleurs indépendants ont bien entendu des obligations fiscales.
À nouveau, ces dernières varient en fonction du statut juridique et du régime fiscal choisi par chaque freelance.
La première obligation fiscale qui s’impose aux indépendants est bien entendu de déclarer leurs revenus professionnels et de payer des impôts sur ces derniers.
Les travailleurs indépendants dont l’entreprise (EI, EURL ou SASU à l’IR) est assujettie à l’impôt sur le revenu (IR) ont l’obligation légale de déclarer leur bénéfice ou leur déficit lors de leur déclaration de revenus annuelle (entre avril et mai), avec les autres revenus de leur foyer fiscal, dans la catégorie des BIC ou des BNC.
Dès lors, l’impôt est prélevé directement sur leur compte bancaire au cours de l’année suivante, chaque mois ou chaque trimestre. C’est le prélèvement à la source (ou PAS).
Les freelances en micro-entreprise doivent quant à eux déclarer leur chiffre d’affaires (CA) chaque mois ou chaque trimestre auprès de l’Urssaf sur le site autoentrepreneur.urssaf.fr.
Concernant le paiement de l’impôt, deux options s’offrent à eux :
Attention, dans un cas comme dans l’autre, les auto-entrepreneurs ne sont pas dispensés d’effectuer leur déclaration de revenus annuelle au printemps de chaque année.
Cette dernière ne donne pas lieu à une double imposition.
Les indépendants dont l’entreprise (SASU, EURL à l’IS ou EI à l’IS) est assujettie à l’impôt sur les sociétés (IS) doivent effectuer une déclaration de résultat annuelle.
La date de cette déclaration varie en fonction de la date de clôture de l’exercice comptable :
Le cas échéant, le paiement de l’IS se fait en cinq temps :
Attention, les éventuelles rémunérations ou dividendes perçus par le dirigeant doivent quant à eux être déclarés à l’occasion de la déclaration de revenus, entre avril et mai de chaque année.
L’impôt sur le revenu découlant des sommes déclarées est directement prélevé sur le compte bancaire du dirigeant chaque mois ou chaque trimestre. Il s’agit du prélèvement à la source (PAS).
Tous les indépendants, quel que soit leur statut juridique, ont l’obligation légale de payer des cotisations sociales.
Attention, là encore, les formalités déclaratives et les modalités de paiement varient en fonction du régime auquel est soumis le freelance.
La déclaration sociale des indépendants se fait en même temps que la déclaration de revenus annuelle (entre avril et mai), dans un volet « social » dédié.
Le paiement des cotisations sociales correspondantes est ensuite effectué par prélèvement automatique le 5 ou le 20 de chaque mois.
Par exception, les indépendants peuvent payer leurs cotisations sociales trimestriellement.
Comme nous l’avons évoqué précédemment, les micro-entrepreneurs ont l’obligation légale de déclarer leur chiffre d’affaires chaque mois ou chaque trimestre auprès de l’Urssaf.
À cette occasion, ces derniers s’acquittent du paiement de leurs cotisations sociales.
L’obligation légale de collecter, de déclarer et de reverser la TVA s’applique à certains indépendants seulement.
Les prestataires de services réalisant moins de 34 400 euros de chiffre d’affaires annuel hors taxe (CA HT) bénéficient du régime de la franchise en base de TVA.
À ce titre, ils ne sont pas soumis à l’obligation de collecter et de payer la TVA. Ils n’ont donc rien à faire en matière de TVA.
Les prestataires de services réalisant un CA HT annuel compris entre 34 000 et 247 000 euros relèvent du régime réel simplifié et sont donc assujettis à la TVA.
Ils doivent par conséquent facturer la TVA à leurs clients et réaliser leur déclaration de TVA une fois dans l’année, le deuxième jour ouvré suivant le 1er mai.
Le paiement de la TVA intervient ensuite en trois temps :
Les prestataires de services réalisant un CA HT annuel supérieur à 247 000 euros ou reversant plus de 15 000 euros par an de TVA relèvent du régime réel normal et sont également redevables de la TVA.
Ces derniers doivent déclarer et payer la TVA tous les mois au titre du mois précédent.
Sauf exception, les indépendants qui réalisent plus de 5000 euros de recettes ou de chiffre d’affaires annuel ont l’obligation légale de payer la cotisation foncière des entreprises (CFE).
Le paiement de cette taxe doit être effectué :
Attention, les freelances ne sont pas soumis à la CFE lors de leur première année d’activité.
En revanche, ils doivent effectuer leur déclaration de CFE initiale avant le 31 décembre de cette même année.
La Cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises (CVAE) est une taxe payée par toutes les entreprises réalisant plus de 500 000 euros de chiffre d’affaires annuel hors taxe.
La déclaration de CVAE doit être effectuée chaque année, le deuxième jour ouvré suivant le 1er mai.
Attention, les indépendants générant plus de 152 000 euros de CA annuel doivent obligatoirement faire une déclaration de valeur ajoutée, même s’ils ne devront pas nécessairement s’acquitter de cette taxe.
Le cas échéant, pour les entrepreneurs concernés, le paiement de la CVAE doit être exécuté :
Bon à savoir : les indépendants ne sont pas soumis à la CVAE lors de leur première année d’activité.
Vous connaissez désormais les obligations légales clés dont vous devrez vous acquitter au fil des mois et des années en tant qu’indépendant.
Vous l’aurez compris, ces dernières sont susceptibles de varier en fonction du statut juridique et du régime fiscal pour lesquels vous aurez opté.
En cas de doute concernant les règles auxquelles vous devez vous conformer ou les démarches et formalités administratives à exécuter, faites-vous conseiller et accompagner par un professionnel (expert-comptable, avocat, legaltech, etc.).
Et si ces obligations légales vous pèsent, sachez qu’une solution peut vous permettre de vous en délester tout en restant libre de choisir vos missions, vos clients, vos conditions de travail ou encore vos tarifs : le portage salarial.
Pour en savoir plus à propos de cette option et de ses avantages, n’hésitez pas à découvrir notre guide gratuit sur le portage salarial !
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