Frais professionnels et President SAS : Fonctionnement

Diriger une SAS en freelance, c’est également engager des dépenses au service de son activité… mais lesquelles peuvent être remboursées par la société et déduites du chiffre d’affaires imposable ? Avec différentes possibilités d’optimisations fiscales, les frais professionnels du président de SAS soulèvent bien des questions. 

Voici les règles applicables en 2025, afin de maîtriser au mieux ces coûts et optimiser les bénéfices de la société.

En quoi consistent les frais professionnels d'un président de SAS ?

Frais professionnels : définition et conditions d’éligibilité 

Les frais professionnels d'un président de SAS correspondent aux dépenses engagées pour la réalisation d'une mission ou l'exécution d'une tâche essentielle au bon déroulement des activités de la société. Ces dépenses sont initialement supportées à titre personnel par le dirigeant, qui demande ensuite un remboursement auprès de sa société. Cette notion recouvre l'ensemble des coûts directement liés à l'exercice du mandat social et nécessaires au développement économique de l'entreprise.

Le régime fiscal applicable aux frais professionnels du président de SAS est particulièrement strict, bien plus que celui des salariés classiques. Cette rigueur s'explique par la volonté de l'administration de prévenir les abus, notamment l'utilisation de frais professionnels comme moyen de rémunération déguisée. 

Les contrôles fiscaux portent régulièrement sur ce poste, rendant indispensable une gestion comptable irréprochable.

La distinction entre frais personnels et professionnels constitue un enjeu majeur pour éviter tout redressement fiscal. Par exemple, l'utilisation d'un véhicule peut être considérée comme professionnelle si son usage est majoritairement lié à l'activité de l'entreprise, mais une partie des frais devra être traitée comme personnelle si le véhicule sert également aux besoins privés du dirigeant. Cette distinction doit être matérialisée par une comptabilité rigoureuse et une documentation précise de l'usage professionnel de chaque dépense.

Les avantages de déclarer des frais professionnels

La déduction des frais professionnels du chiffre d’affaires imposable présente des avantages fiscaux et sociaux significatifs pour le président de SAS et sa société. Le principal bénéfice réside dans la possibilité de réduire l'assiette imposable de l'entreprise, permettant ainsi d'alléger la fiscalité globale. 

Contrairement aux micro-entreprises qui ne bénéficient pas de cet avantage, les SAS sont imposées sur leurs bénéfices réels dégagés, offrant la possibilité de déduire intégralement les frais professionnels justifiés du résultat imposable.

Sur le plan des charges sociales en SAS, les frais professionnels remboursés ne sont pas assujettis aux cotisations sociales. Cette exonération représente un avantage considérable, permettant au dirigeant de récupérer ses dépenses professionnelles sans impact sur sa protection sociale. De plus, ces remboursements ne sont pas pris en compte dans la base de calcul de la CSG-CRDS, optimisant ainsi la situation fiscale personnelle du président.

L'optimisation fiscale par les frais professionnels permet également de récupérer la TVA sur les dépenses engagées, contrairement aux particuliers. Cette récupération de TVA peut représenter un montant non négligeable sur l'ensemble des frais professionnels annuels, améliorant significativement la trésorerie de l'entreprise. Par exemple, sur une dépense professionnelle de 1 000 euros HT, l'entreprise peut récupérer 200 euros de TVA, réduisant le coût réel à 800 euros.

Quels types de frais professionnels sont remboursables pour un président de SAS ?

Les frais de repas

Les frais de repas constituent une catégorie particulièrement encadrée des frais professionnels du président de SAS.

Pour les repas pris lors d'un déplacement professionnel, la société peut intégralement prendre en charge les frais sans que cela constitue un avantage en nature, à condition que le dirigeant soit empêché de regagner sa résidence ou son lieu habituel de travail pour prendre ses repas.

Cependant, sur le plan social, la part des repas qui excède certaines limites est assujettie à cotisations sociales. En 2025, cette limite est fixée à 21,10 euros par repas lorsque celui-ci est pris au restaurant, ou à 10,30 euros s'il n'est pas démontré que les circonstances obligent à prendre ce repas au restaurant. La part du prix du repas excédant ces limites doit être portée sur le bulletin de paye pour être soumise à cotisations sociales.

Pour les repas ordinaires pris hors déplacement, la déduction fiscale est plus restrictive. Le dirigeant peut déduire uniquement la fraction qui excède le coût d'un repas pris au domicile, évalué forfaitairement à 5,45 euros en 2025. 

Cette déduction est plafonnée à 15,65 euros par repas (21,10 - 5,45 euros), représentant la part réellement déductible. Par exemple, pour un repas facturé 26,30 euros, seuls 21,10 euros sont pris en compte, desquels il faut soustraire 5,45 euros, soit une déduction effective de 15,65 euros.

Les conditions de déductibilité des frais de repas exigent que ces dépenses soient nécessaires pour l'exercice de ce mandat et résultent d’une activité normale de la SAS, excluant toutes convenances personnelles. En pratique, cette condition est remplie lorsque la distance entre le lieu d'exercice professionnel et le domicile du dirigeant fait obstacle à ce que le repas soit pris au domicile. Chaque frais de repas doit être appuyé par une facture détaillée, aucune détermination forfaitaire n'étant admise par l'administration fiscale.

Les frais de déplacements

Les frais de déplacements représentent une part importante des frais professionnels remboursables au président de SAS. Ces frais couvrent l'ensemble des dépenses liées aux déplacements effectués exclusivement pour les besoins de l'activité professionnelle, qu'il s'agisse de missions ponctuelles ou de trajets domicile-travail dans certaines conditions. 

Les trajets domicile-lieu de travail peuvent être remboursés, mais sont limités à un maximum de 40 kilomètres aller-retour, sauf justification inscrite au carnet de bord. Cette limitation vise à éviter les abus liés au choix volontaire d'un domicile éloigné du lieu de travail. Au-delà de cette distance, le dirigeant doit démontrer que l'éloignement ne résulte pas d'un choix personnel, mais de contraintes professionnelles justifiables.

Les frais de transport public (train, avion, taxi) sont intégralement déductibles dès lors qu'ils correspondent à un déplacement professionnel justifié. Les frais de péage et de stationnement sont également remboursables à 100%, à condition de conserver les justificatifs et d'indiquer sur les reçus le numéro d'immatriculation, le nom de l'utilisateur et l'objet du déplacement. 

Pour les véhicules électriques, le montant des frais de déplacement bénéficie d'une majoration de 20 %, encourageant l'adoption de véhicules moins polluants.

Les dépenses courantes

Les dépenses courantes englobent l'ensemble des frais de fonctionnement nécessaires à l'exercice normal de l'activité du président de SAS.

Pour être déductibles, ces dépenses doivent être directement liées à l'activité professionnelle et faire l'objet de justificatifs de paiement.

Les frais de domiciliation de la société au domicile du dirigeant constituent une catégorie particulière des dépenses courantes. Lorsque le président exerce tout ou partie de son activité depuis son domicile personnel, il peut déduire une quote-part des charges mixtes (loyer, électricité, gaz, eau, internet, assurance habitation). Cette quote-part est calculée selon la superficie allouée à l'activité professionnelle rapportée à la superficie totale du logement. Par exemple, si 20 m² d'un appartement de 100 m² sont utilisés à des fins professionnelles, 20 % des charges mixtes peuvent être déduites.

Pour les présidents propriétaires de leur logement, il est nécessaire d'estimer un loyer fictif correspondant au prix moyen du marché local. Cette estimation doit être documentée et justifiable (ex. : estimation par un agent immobilier) en cas de contrôle fiscal. L'établissement d'un bail entre le dirigeant et sa société est indispensable pour formaliser cette déduction, précisant le montant du loyer et les charges incluses.

Les frais informatiques et de télécommunication sont intégralement déductibles lorsqu'ils sont exclusivement professionnels. Pour les équipements mixtes (ordinateur portable, smartphone), une répartition entre usage professionnel et personnel doit être effectuée. L'administration accepte généralement une déduction forfaitaire pour les frais de télétravail, simplifiant la gestion administrative tout en respectant le principe de réalité des dépenses.

Les autres dépenses

Les autres dépenses professionnelles du président de SAS couvrent un large spectre d'activités liées à la gestion et au développement de l'entreprise. 

Les frais de formation professionnelle bénéficient d'un régime fiscal avantageux, étant intégralement déductibles du résultat de l'entreprise. Les cadeaux d'affaires constituent une dépense fréquente, mais strictement encadrée. Pour être déductibles, ces cadeaux doivent être faits dans l'intérêt de l'entreprise et ne pas présenter un caractère excessif. La déduction de la TVA est possible pour les cadeaux dont la valeur unitaire n'excède pas 73 euros TTC par bénéficiaire et par an. Au-delà de ce seuil, l'entreprise doit reverser la TVA initialement déduite. Lorsque le montant total des cadeaux excède 3 000 euros par exercice, l'entreprise doit remplir la déclaration des frais généraux (imprimé n°2067-SD).

Les frais de réception et de représentation sont déductibles lorsqu'ils visent à développer ou maintenir les relations d'affaires. Ces dépenses incluent les frais d'organisation d'événements clients, les cocktails professionnels ou les séminaires d'entreprise. Leur montant doit rester proportionné à l'activité et au chiffre d'affaires de l'entreprise pour éviter toute remise en cause par l'administration fiscale.

Les assurances professionnelles souscrites pour couvrir l'activité du dirigeant sont intégralement déductibles. Cela inclut l'assurance responsabilité civile professionnelle, l'assurance véhicule à usage professionnel, ou encore l'assurance protection juridique. Pour les véhicules utilisés à des fins mixtes, seule la part correspondant à l'usage professionnel peut être déduite, nécessitant une répartition documentée entre usage personnel et professionnel.

Comment un président de SAS peut-il se faire rembourser des frais de mission ?

Le remboursement au réel : notion et procédure à suivre

Le remboursement au réel constitue la méthode de référence pour l'indemnisation des frais professionnels du président de SAS. Cette modalité consiste à rembourser les dépenses sur la base de leur valeur réelle effectivement engagée, sur présentation de justificatifs précis et détaillés (ex. : facture). Cette méthode garantit une correspondance exacte entre les frais supportés par le dirigeant et les sommes remboursées par la société, éliminant tout risque de requalification fiscale.

L'avantage principal du remboursement au réel réside dans l'absence de plafond d'exonération, contrairement aux remboursements forfaitaires. Tant que les frais sont réellement engagés, justifiés et proportionnés à l'activité, ils peuvent être intégralement remboursés sans limitation de montant. Cette flexibilité permet une adaptation aux besoins réels de l'activité, particulièrement appréciable pour les dirigeants ayant des frais professionnels importants ou variables.

La comptabilisation des frais remboursés au réel s'effectue en débitant les comptes de charges concernés (frais de déplacement, frais de restauration, fournitures, etc.) et en créditant le compte de trésorerie ou le compte courant d'associé. Cette méthode assure une traçabilité comptable et facilite les contrôles fiscaux éventuels. 

L'entreprise peut déduire ces charges de son résultat imposable et récupérer la TVA correspondante, optimisant ainsi sa situation fiscale globale.

L'indemnisation forfaitaire : notion et procédure à suivre

L'indemnisation forfaitaire permet de simplifier la gestion des frais professionnels en versant des allocations déterminées à l'avance, sans exiger la présentation systématique de justificatifs détaillés pour chaque dépense. Cette méthode, plus simple administrativement, reste néanmoins encadrée par des conditions strictes pour maintenir l'exonération de charges sociales et fiscales en SAS.

Concernant les dirigeants de SAS, l'indemnisation forfaitaire présente des contraintes importantes. Le remboursement des frais professionnels des présidents et dirigeants de société par actions simplifiées ne peut s'effectuer que sur la base des dépenses réelles, sauf exception notable pour les frais de déplacement. 

En effet, une dérogation existe pour l'utilisation du véhicule personnel à des fins professionnelles : les frais peuvent être indemnisés sur la base du barème kilométrique forfaitaire publié annuellement par l'administration fiscale.

La comptabilisation des indemnités forfaitaires s'effectue en débitant le compte de charges approprié et en créditant la trésorerie ou le compte courant d'associé. Cependant, si l'administration constate lors d'un contrôle que les allocations forfaitaires ne correspondent pas à des frais professionnels réels, elles sont requalifiées en complément de rémunération imposable et soumises aux cotisations sociales pour leur totalité.