Quelle comptabilité en freelance ?

Tenir un livre chronologique des recettes. Celui-ci doit détailler toutes les sommes perçues dans le cadre de votre activité (ventes de produits et/ou services). Ce document essentiel peut être tenu sous format papier ou numérique. Il doit contenir, de manière chronologique, les informations suivantes pour chaque encaissement :
- la date de l'encaissement ;
- le montant exact perçu ;
- le mode de règlement (espèces, chèque, virement, etc.) ;
- l'identité du client (nom ou dénomination sociale) ;
- une référence à la facture correspondante.

Conservation des factures pendant 10 ans. Cette obligation concerne toutes les factures émises et reçues. 

Exonération de TVA jusqu'à un certain seuil avec la mention spécifique sur les factures le cas échéant. L’un des avantages fiscaux de la micro-entreprise est l’exonération de TVA grâce au régime de la franchise en base de TVA. Cela signifie que l'auto-entrepreneur ne facture pas la TVA à ses clients et ne peut pas la récupérer sur ses achats professionnels.
L’exonération de TVA s’applique tant que le chiffre d’affaires annuel ne dépasse pas 85 000 € en année N-1 et 93 500 € en année N pour les activités commerciales et d'hébergement (hors locations de meublés de tourisme) et 37 500 € en année N-1 et 41 250 € en année N pour les prestations de services et activités libérales (sauf avocat).

Déclaration mensuelle ou trimestrielle du chiffre d’affaires. Vous devez déclarer votre chiffre d’affaires auprès de l’Urssaf, chaque mois ou chaque trimestre (en fonction de l’option choisie). Cette déclaration est à effectuer même si votre chiffre d’affaires est nul. Elle sert à calculer les cotisations sociales dues à l’Urssaf.

Le journal des opérations quotidiennes : Ce registre recense chronologiquement l'ensemble des transactions financières (ventes, achats, règlements, etc.). Exemple : Si un entrepreneur achète du matériel pour 500 € le 5 mars, puis encaisse un paiement client de 1 200 € le 6 mars, ces deux opérations doivent être enregistrées dans ce journal, avec la date, la nature de l’opération et le montant.

Le grand livre : Il centralise les écritures du journal, classées par comptes selon le plan comptable général. Chaque transaction est attribuée à un compte spécifique : par exemple, les achats sont enregistrés dans le compte "Achats de marchandises", les ventes dans "Produits des ventes", les frais bancaires dans "Charges financières", etc.

La balance : C’est un document récapitulatif qui liste tous les comptes du grand livre avec leur solde (positif ou négatif). Elle permet de vérifier que les comptes sont équilibrés . Concrètement, la balance montre combien l’entreprise possède, doit, et encaisse, ce qui est essentiel pour suivre sa trésorerie et sa rentabilité. 

Les comptes annuels : Ils sont composés du bilan (photographie du patrimoine à une date donnée), du compte de résultat (synthèse des revenus et dépenses sur l'exercice) et des annexes (informations complémentaires).

Séparation stricte des patrimoines : Il est essentiel de distinguer clairement les opérations personnelles de celles de la société. Cela signifie qu’un compte bancaire professionnel est obligatoire. Les dépenses de la société doivent être réglées avec les fonds de la SASU et non avec des fonds personnels. De même, vous ne pouvez pas puiser directement dans la trésorerie de la société pour vos besoins personnels. 

Tenue des comptes : La comptabilité doit être tenue selon la méthode des parties doubles (débit/crédit).Cela signifie que chaque transaction financière doit être enregistrée dans au moins deux comptes du bilan. Par exemple, lorsqu’un client règle une facture de 1 000 € :
- Le compte “Banque” (actif) est crédité de 1 000 € ;
- Le compte “Clients” (créances) est débité de 1 000 €, indiquant que cette somme a été encaissée.

Dépôt des comptes annuels : Cette obligation légale doit être effectuée tous les ans, dans les 7 mois suivant la clôture de l'exercice social. Le dépôt peut se faire en ligne via le site infogreffe.fr.

Seuils imposant la nomination d'un commissaire aux comptes : Dans certains cas, la SASU doit obligatoirement nommer un commissaire aux comptes pour contrôler sa comptabilité. Cette obligation s'applique si deux des trois seuils suivants sont dépassés, pendant deux exercices consécutifs :
- Total du bilan supérieur à 5 millions d'euros
- Chiffre d'affaires HT supérieur à 10 millions d'euros
- Plus de 50 salariés en moyenne.

Obligations de déclaration de TVA. Trois régimes de TVA peuvent s’appliquer :
- La franchise en base de TVA (exonération possible si le chiffre d’affaires est inférieur à 37 500 € pour les prestations de services ou 85 000 € pour la vente de marchandises)
- Le régime réel simplifié (déclaration annuelle avec acomptes semestriels)
- Le régime réel normal (déclaration mensuelle ou trimestrielle).
Si l’entreprise est soumise au régime réel simplifié ou réel normal, elle doit alors collecter la TVA sur ses ventes, la déclarer et la reverser à l’État, tout en pouvant récupérer la TVA payée sur ses achats professionnels.

Comptabilité plus complexe qu’en micro-entreprise. Il s’agit d’une comptabilité d’engagement ou de trésorerie. 

Obligation de déposer un bilan annuel et un compte de résultat.

Imposition à l'impôt sur les sociétés ou à l'impôt sur le revenu selon l'option choisie. L’un des principaux avantages de l’EURL est la possibilité de choisir son régime fiscal. Par défaut, l’EURL est soumise à l’impôt sur le revenu (IR) : les bénéfices sont directement imposés au nom de l’associé unique, comme dans une entreprise individuelle.
Sur option, l’EURL peut opter pour l’impôt sur les sociétés (IS) : dans ce cas, les bénéfices restent imposés au niveau de l’entreprise, et l’associé ne paie de l’impôt que sur les dividendes qu’il se verse.

Déclaration de TVA dès lors que le chiffre d’affaires dépasse le seuil de franchise.

Obligations comptables allégées : Tenue d'un livre des recettes et conservation des factures.

Registre des achats : obligatoire pour les commerçants et les indépendants exerçant une activité d'hébergement. Ce document recense les achats destinés à la revente.

Calcul des cotisations sociales simplifié : En micro-entreprise, les cotisations sociales sont calculées via un pourcentage fixe du chiffre d’affaires, sans prise en compte des charges réelles. Pour compenser cette non déductibilité des charges réelles, un abattement forfaitaire s’applique par défaut en micro-entreprise et vient réduire la base imposable du micro-entrepreneur. Ce système peut cependant être désavantageux si vos charges réelles sont supérieures au pourcentage d'abattement applicable à votre activité.

Franchise en base de TVA : Exonération de TVA jusqu'à un certain seuil de chiffre d'affaires.

Déclaration mensuelle ou trimestrielle du chiffre d'affaires.

203 100 € et 945 000 € pour les activités d’achat-revente de marchandises et de fourniture de logement ;

83 600 € et 286 000 € pour les prestations de services relevant des bénéfices industriels et commerciaux (BIC).

Obligations comptables allégées : Tenue d’une comptabilité complète mais avec des obligations déclaratives allégées par rapport au régime réel normal.

Déclaration de TVA simplifiée : Dépôt d'une déclaration annuelle de TVA avec des acomptes trimestriels.

Déduction des charges professionnelles : Les charges peuvent être déduites du chiffre d’affaires pour optimiser le bénéfice imposable.

Obligation de tenir un bilan comptable et un compte de résultat.

Obligations comptables complètes : Tenue d'une comptabilité d'engagement, établissement d'un bilan et d'un compte de résultat annuels.

Calcul des cotisations sociales : Basé sur le bénéfice réel, après déduction des charges professionnelles.

Déclarations fiscales et sociales à respecter : TVA, impôt sur le revenu ou sur les sociétés, cotisations sociales.

Tenir une comptabilité de trésorerie : enregistrer chronologiquement toutes les recettes encaissées et les dépenses payées.

Tenir un registre des immobilisations et des amortissements : pour suivre les biens professionnels (matériel, véhicule…) et leur dépréciation dans le temps.

Conserver toutes les pièces justificatives (factures, relevés bancaires…) en cas de contrôle.

Établir une déclaration de résultats (formulaire 2035) chaque année, indiquant le bénéfice réel.

Déclarer la TVA si applicable.

37 500 € en année N-1 et 41 250 € en année N, pour les prestations de services et activités libérales (sauf avocat) 

85 000 € en année N-1 et 93 500 € en année N, pour les activités commerciales et d’hébergement (hors locations de meublés de tourisme). 

Facturation : Vous devez faire apparaître la TVA sur vos factures, avec le taux applicable selon votre activité (généralement 20% pour les prestations intellectuelles).

Comptabilisation distincte : La TVA collectée (sur vos ventes) et la TVA déductible (sur vos achats) doivent être enregistrées séparément dans votre comptabilité.

Déclarations périodiques : Selon votre régime fiscal, vous devrez établir des déclarations :
- Mensuelles (régime réel normal, sauf option trimestrielle)
- Trimestrielles (option possible en régime réel normal si la TVA annuelle est inférieure à 4 000 €)
- Annuelles avec acomptes semestriels (régime réel simplifié)

Règles de déductibilité : Toute la TVA n'est pas automatiquement récupérable. Des règles spécifiques s'appliquent, notamment pour les frais mixtes (usage professionnel et personnel) et certaines dépenses comme les véhicules ou les frais de réception.

Comptabilité d'engagement et TVA : Le fait d’être redevable de la TVA renforce généralement l'obligation de tenir une comptabilité d'engagement, où les opérations sont enregistrées dès leur naissance juridique (émission de la facture) et non au moment du règlement.